上个月，市场部新来的实习生小林要走人。走之前，主管让她把手上跟进的三个潜在客户资料整理好交出来。她说没问题，还主动做了一张Excel表，列了客户名称、联系人、沟通记录、下一步计划。我们都觉得这孩子靠谱。

可她一走，我们才发现那张表根本没法用——电话号码是截图，沟通记录写的是‘上次聊得不错’，下一步计划是‘再联系’。最离谱的是，其中一家客户已经谈到了签合同阶段，但所有关键信息都锁在她的个人微信聊天记录里，没导出，也没备注。

更糟的是，她用的微信号还是公司配的旧账号，权限已经在她离职当天被IT自动回收了。等销售总监想跟进时，登录不进去，聊天记录全没了。那一瞬间，办公室安静得像停电前的服务器机房。

这事最后靠IT从备份服务器里捞数据才勉强补救，但客户那边已经觉得我们‘不专业’，项目直接暂停。老板没发火，但行政贴出了新的‘离职交接SOP’，要求所有交接必须走系统流程，附件不能是截图，沟通记录要有摘要，还得有第二人确认。

可问题是，我们用的OA系统压根不支持自定义字段。客户状态只能选‘初步接触’‘深入沟通’‘即将签约’，但没人能标注‘对方法务卡在第3条条款’这种细节。我们想加个‘历史沟通摘要’文本框？不行，开发排期三个月后。

后来行政部老王看不下去了，自己搞了个共享文档模板，让大家复制粘贴。结果两周后，有人填错版本，把内部评估写成对外报价，差点引发客诉。我们这才意识到：不是员工不负责任，而是工具根本不匹配实际工作流。

真正解决问题的，是人事部的小赵。她悄悄在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是朋友推荐的。她只花了一个午休，就搭出了一个‘离职交接模块’：可以上传文件、嵌入聊天记录截图（还能打标签）、设置必填项、自动提醒接任者确认，甚至能关联到HR系统的员工状态。

最关键是，她不用找IT，自己拖拽就能改表单。比如发现‘紧急程度’字段不够用，立刻加了个颜色标记；发现有人漏传合同草稿，马上把‘附件类型’设成必选项。一周内，市场、销售、客服三个部门都偷偷接入了她的模板。

上周，又有个实习生要走。这次，他交出来的交接包里，连客户最近一次会议中随口提的‘喜欢薄荷味咖啡’都被记进了备注栏。接手机会的人第二天带了罐薄荷咖啡上门，客户当场笑了：‘你们公司现在这么细心？’

其实没什么秘诀，就是一张‘对的表’。它不智能，也不炫技，但它允许一线的人按真实需求去定义规则。当交接不再是‘应付检查’，而是一次真正的信息传递，那些曾被当成小事的漏洞，才真正被堵上。