我们公司有项传统：每年年底各部门要提交一份‘流程痛点清单’。去年行政部写的是‘每月考勤核对至少耗掉两个工作日’，财务部抱怨‘报销单总缺附件，来回打回三四次’，而产品部的吐槽最离谱——‘没人按标准格式写需求变更，每次都要重新沟通’。

年初时，老板扔给我们一个链接，说是新上线的内部系统，叫蓝点通用管理系统。没培训、没说明书，只说了一句：‘你们自己搭，怎么顺手怎么来。’

我一开始没当回事，直到项目临近上线，测试组突然提了个需求：所有功能变更必须附上影响范围说明，否则不接单。这要求合理，但执行起来麻烦。我们试过在飞书文档里加模板，可总有同事漏填；也试过用在线表单，但审批流没法自动触发，最后还是靠人盯。

后来我花了半小时，在蓝点系统里建了个‘需求变更申请’流程。先拖了一个表单设计器，把‘变更类型’‘涉及模块’‘预计工时’‘关联版本’都列进去，还加了个必传截图字段。接着设了审批链：提交后自动发给技术负责人，通过后再转项目经理备案。最关键是设置了规则：如果没上传截图，流程直接卡住，连提交按钮都点不了。

本以为这就是个自娱自乐的小工具，结果两周后，隔壁组的产品经理跑来问我这个流程在哪做的。他们正被一堆口头提的需求搞得焦头烂额，照着我的模板复制了一份，只是把审批人换成了自己的主管。

更没想到的是，行政部也找上门。他们发现我能自定义表单字段，就让我帮忙做个‘会议室使用登记’。他们原来的Excel表格经常被多人同时编辑，数据错乱。我在系统里做了个带时间冲突检测的预约表，谁选的时间段已经被占，系统直接标红提醒。他们试了一周，说‘三年没解决的抢会议室问题，居然被一个下拉菜单治好了’。

财务部是最后一个加入的。他们最初看不上这种‘轻量工具’，觉得报销就得用专业软件。直到有次月结，因为三张缺少发票的照片，整个账目卡住。会计小李试着在蓝点系统里重建了报销流程，把‘发票照片’设为必传项，还加了OCR识别字段，能自动提取金额和日期。现在她们的报销初审通过率从60%提到95%，连审计部门都问她们借流程模板。

最有意思的是，这些流程之间开始产生联动。比如员工提交请假超过三天，系统会自动抄送项目负责人，提醒调整排期；报销单关联到具体项目编号后，财务月底可以直接生成各项目的支出汇总。

上周开会，行政主管说她正在尝试把供应商入库也搬进去。‘原来要填五张纸质表，现在一张电子表单搞定，还能自动归档。’她说这话时，财务小李在旁边笑：‘你终于不用往我桌上堆文件了。’

其实蓝点系统没什么炫酷功能，它甚至没有固定的模块划分。你打开就是一张白纸，想管什么就画什么。有人用它做设备巡检打卡，有人拿来登记访客信息，还有人建了个‘团建点子库’，让全员匿名提交建议，点赞高的自动进入讨论议程。

前两天打扫卫生的阿姨路过我工位，看见屏幕上的表单界面，随口问：‘这个能不能做个报修登记？灯坏了总找不到人修。’我说当然能。下午她就自己注册了账号，建了个‘物业报修’流程，指派人选里填的是后勤组长。昨天我去茶水间，看见组长手机弹出通知：‘3F饮水机漏水，请处理。’他一边擦手一边叹气：‘这老太太比我还懂流程自动化。’