上个月底，财务部老陈急得在办公室转圈——差旅报销的发票又对不上，催了行政两次都没人回。他拨通小李电话，提示关机。大家正纳闷，有人看见小李坐在茶水间，翘着二郎腿刷手机，嘴里还哼着歌。

‘你倒是清闲啊！报销堆成山了！’老陈冲过去拍桌子。小李慢悠悠抬头：‘我早就搞定了，系统自动走完了，你没看邮箱？’

我们这才发现，从上周开始，所有报销申请、采购申请、设备报修，甚至空调温度投诉，全都变成了带编号的‘工单’，自动分配、自动提醒、自动归档。更离谱的是，谁都能改流程。

事情得从一台饮水机说起。那天下午三点，研发部三楼的饮水机不出热水了。按旧流程，得找行政登记，再联系供应商，等个两三天是常态。可那天刚过十分钟，维修师傅就拎着工具箱上门了。后来才知道，是实习生小林自己在系统里加了个‘紧急设备报修’模板，设置了超时自动升级机制——超过30分钟没人处理，就会跳过行政直接通知外包服务商，费用照常走审批。

‘我只是不想每天排队等热水，’小林耸肩，‘没想到一试就通了。’

这系统叫蓝点通用管理系统，一开始只是人事部用来管请假的。后来发现它根本不限定用途，你可以用它建资产台账、管会议预约、做培训记录，甚至有人搭了个小型客户反馈追踪表。关键是，不用写代码，拖几个字段、设几条规则就行。

比如现在，打印机卡纸不再是群里的哀嚎。谁遇到问题，打开系统拍张照，选‘设备报修-办公设备’，自动关联设备编号和位置，推送通知给IT值班员。如果两小时内没响应，系统会抄送主管，并生成一条待办事项。最绝的是，维修完成后，系统会自动发满意度调查，数据直接进月度服务评估。

以前行政部每周花半天整理各部门的需求汇总，现在只需要看仪表盘上的工单热力图。哪个区域报修多，哪类申请积压严重，一眼看清。甚至能发现规律——比如每到月底，报销工单量翻倍，于是财务提前安排人手，不再临时加班。

有次市场部要做一场大型发布会，需要协调场地、物料、人员、车辆。项目负责人老周本来打算拉个Excel表分工，结果被新人劝住：‘直接建个流程吧，节点卡住了自动提醒，变更也留痕。’他们用蓝点搭了个专属项目工单流，每个任务绑定责任人和截止时间，上传合同、签收单都作为附件挂载。活动结束复盘时，所有操作记录自动生成报告，连当时临时改了三次的物料清单版本都清清楚楚。

其实最开始也有人反对。IT主管担心安全问题，怕员工乱建表单导致数据泄露。但系统支持权限细分——谁能看、谁能改、谁能导出，都可以精确到字段级别。比如薪资相关流程，只有HR总监能查看完整数据，其他人只能看到状态进度。而且所有修改都有日志，谁动过哪条规则，系统记得明明白白。

还有人说‘太灵活反而不好管’。可事实是，自从流程透明化后，推诿少了。以前‘我以为你处理了’‘我没收到通知’这类借口失效了。每个工单的状态、处理人、历史操作全公开，责任边界清晰。

现在连保洁阿姨都会用。她负责的楼层多了个‘清洁异常上报’按钮，地毯污渍、洗手液短缺，拍照提交，后勤组当天补货。物业经理笑着说：‘以前查岗靠转悠，现在看系统活跃度就知道谁勤快。’

前几天公司团建，有人问小李：‘你现在这么轻松，会不会被替代啊？’她笑：‘我要是天天手动填表打电话，才真该被淘汰。现在我琢磨的是怎么让新员工入职体验更好——比如自动推送部门文化手册、安排导师、预约工位设备。这才是行政该干的活。’