茶水间的咖啡豆又没了

上周一早上九点，市场部的阿琳冲进行政办公室，手里捏着空咖啡袋：‘你们是不是忘了订豆子？整个楼层都闻不到咖啡香了。’

这已经不是第一次了。我们公司三层楼，每层都有茶水间，咖啡、茶包、纸巾、洗手液这些消耗品全靠行政手动盘点补货。以前是每周五下午统一查一遍，可总有某个角落的抽屉在周三就见底了。

更麻烦的是，谁先发现谁报，有时候两个人同时报，系统里就重复下单；有时候没人报，等大家集体抗议才发现断供了。行政小周为此被投诉过两次，说她‘补得太慢’，其实她只是按固定周期走流程。

实习生带来的‘红绿灯’

新来的实习生叫小林，大学学的是信息管理。来了一周都没什么动静，直到有天我看见她在茶水间拿着扫码枪对着咖啡罐扫来扫去。

问她干嘛，她说：‘我在给每个消耗品设“库存阈值”。’

原来她用公司现有的蓝点通用管理系统，搭了个微型补货监控模块。每样物品录入系统时，填上当前数量、日均消耗量、采购提前期，再绑定一个二维码贴在货架上。每次领用就扫码减量，系统自动计算剩余可用天数。

最有趣的是她加了个‘状态灯’功能——

• 剩余够用7天以上，显示绿灯
• 剩余3到7天，变黄灯
• 少于3天，直接跳红灯，同时推消息给行政和供应商对接人

她没动任何代码，全是通过系统自带的条件触发和通知规则配置出来的。

意外发现：不同楼层喝咖啡的习惯完全不同

上线两周后，我们才发现一些有意思的数据。

二楼研发部晚上加班多，咖啡消耗峰值在下午四点到六点，而且偏爱深烘豆；三楼市场部则是早上十点和下午三点集中冲泡，喜欢中度烘焙。以前统一采购一种豆子，总有部门抱怨‘太苦’或‘不够香’。

现在系统能按楼层独立预警，行政开始分层采购，还顺带调整了饮水机的加热档位——二楼要热水快，三楼更关注节能模式。

连洗手液都发现了规律：一楼前台因为访客多，泡沫型消耗快；而员工区液体皂更受欢迎。以前总觉得是‘有人浪费’，其实是使用场景不同。

从‘被动响应’到‘主动感知’

小林管这个叫‘让物品自己说话’。她说很多管理问题不是人不负责，而是信息传递链条太长。等你听说‘没纸了’，其实已经断了一个小时。

现在只要看一眼手机上的仪表盘，就知道哪层楼的茶包快见底，哪个冰箱里的牛奶临近保质期。甚至能预测下周耗材总成本，误差不超过15%。

有次财务部临时来人开会，系统检测到一楼茶水间十分钟内被扫了六次，自动判断为‘异常高频使用’，提前发了补货提醒。那天之后，行政开始在大会议室旁边常备应急茶包箱。

别小看‘小事’的管理成本

很多人觉得这种事不值得上系统，Excel记记就行。但Excel只能记录‘现在有多少’，没法自动提醒‘马上会不够’，更难追踪‘为什么不够’。

我们试过钉钉表格接机器人提醒，结果维护规则太复杂，换了人就不会调。而蓝点这类系统的好处是，字段、流程、通知都可以拖拽配置，改个阈值不用找IT，行政自己五分钟就能搞定。

后来技术部的人来看了眼小林的设置，说这逻辑其实可以复用到他们服务器耗材管理上——同样是低库存预警，只不过对象从咖啡豆变成了SSD硬盘。

现在，连绿植浇水都有‘心跳监测’了

上个月，行政把这套逻辑搬到了办公室绿植养护上。每盆植物有个电子标签，登记品种、上次浇水时间、适宜湿度。系统根据季节自动计算下次养护窗口，快到时给物业推送任务工单。

有次一盆龟背竹连续三天显示土壤干燥，系统以为没人管，正要派单，结果第二天发现是传感器松了。物业顺手修好，还反向更新了设备状态。这种‘双向反馈’让我们意识到，管理不该只是上级指挥下级，而是一套持续对话的机制。

前几天小林实习结束，临走前在系统里留了个备注：‘茶水间模块已开放编辑权限，后续可自行扩展至文具、电池、会议物资等场景。’

现在我们茶水间的墙上贴了张A4纸，上面写着：‘本区域所有物品均已联网，请扫码查看实时状态。’

底下还有行小字：‘如有建议，欢迎随时修改规则——毕竟，系统也该学会成长。’