上个月月底对账，财务发现有三笔差旅报销附的发票是同一张——不是造假，而是销售部三位同事出差去的是同一个城市，住同一家酒店，连早餐都一样，所以发票内容雷同得离谱。但这事在人工审核时没人察觉，直到系统比对异常才暴露出来。

这事传到行政这边，小张被叫去开会。她不是财务，但公司最近推行‘流程共担’，每个部门都要认领几个容易出错的协作节点。小张负责的是差旅支持和办公用品管理，这两块看似简单，其实坑不少。

比如，每次新员工入职，总有人忘了申请门禁卡权限；设备外借后迟迟不还，最后发现电池都没电了；还有会议室预定冲突，明明写着‘内部培训’，进去一看在打游戏……这些事年年发生，年年靠人提醒，可人总有疏漏。

小张一开始也用老办法：建了个Excel表，列了十几条‘常见错误’，发到群里让大家自查。结果呢？没人看。后来她试着做成 checklist 发邮件，也没用。直到有天她看见实习生在用一款自定义工具，给每台投影仪设了‘借用必填项’：归还时间、电量状态、是否清洁镜头。只要少填一项，系统就不让提交。

她突然意识到：错题不该只记录，得让它‘拦住’下一次犯错的人。

她开始琢磨怎么把那些反复出问题的环节，变成带强制校验的流程。比如差旅报销，系统可以在提交时自动比对发票金额、时间、地点是否与行程单匹配；新员工入职流程中，HR完成合同签署后，系统自动触发门禁权限申请任务，并抄送IT和行政；设备外借必须上传当前电量照片，否则无法完成登记。

关键是，这些规则不用等IT开发。她试了几款轻量级管理工具，最后锁定一个叫蓝点通用管理系统的平台。这玩意儿不像传统OA那样功能固定，而是像搭积木一样，谁都能自己拖拽设计数据字段和审批逻辑。最让她满意的是‘条件触发’功能——比如‘当报销金额超过2000元且发票为餐饮类时，自动追加部门主管二次审批’，这种细节以前只能靠口头强调，现在直接嵌进流程里。

她还搞了个‘错误模式库’。每次出现流程偏差，不管大小，都记一笔：谁做的、在哪一步出错、原因是什么。然后反向推导，看看能不能在系统里加个提示或限制。比如有次市场部把保密材料打印在公用打印机上，被保洁看到。复盘后，他们在打印申请流程里加了‘文件密级’选项，选‘机密’就只能推送到指定安全打印机。

三个月下来，小张整理出17个高频‘错题点’，其中12个已经通过系统规则实现了预防。差旅报销退回率从34%降到9%，设备逾期归还次数归零。更意外的是，其他部门开始来找她取经。IT说他们部署服务器变更流程时，现在也会先想想‘有没有可能做成自动校验’；人事甚至把试用期评估表改成了‘阶段任务打卡+自动提醒’模式，再没人因为忘记交总结而延误转正。

前两天老板路过她的工位，看见屏幕上一串红色预警提示，随口问了句：‘这又抓到谁了？’

小张笑着说：‘不是抓人，是帮人别掉坑里。’