老陈在仓库干了十几年，从手写台账到扫码出入库都经历过。他不爱用新系统，办公室推了好几次ERP都没让他上手。可奇怪的是，去年年底盘点时，他那一块的差错率反而是最低的。

大家好奇去翻他的本子，发现里面密密麻麻画的不是表格，而是一张张带颜色的小贴纸：红色代表快过期的物料，黄色是近一周要出库的，绿色是刚入库待质检的，蓝色则是长期不动的‘呆滞品’。旁边还用歪歪扭扭的字标注着‘王工催了三次’‘李姐说下周要用’。

这哪是台账，分明是个手工版的‘状态看板’。

后来IT部的小林去请教他，才明白这套逻辑其实特别简单：

1. 状态可视化——每批货进来，先贴个基础标签，颜色按预设规则分；
2. 动态更新机制——每天巡库时顺手调整贴纸位置或更换颜色；
3. 人工备注联动——谁在催、有没有异常、上次用了几件，全都手写记录；
4. 定期清点提醒——每月初把所有蓝色贴纸集中列出来，报给主管处理。

听起来很原始，但胜在灵活。比如某次采购的密封圈临时换了批次，系统还没更新编码，老陈直接在原标签旁加了个黄条，写上‘替代料，可用’，避免了停工待料。

这事传开后，几个部门开始模仿。生产部做了自己的‘工序流动卡’，质检组搞了‘异常样品追踪便签’，连HR都在试用‘请假进度冰箱贴’。

但问题也来了——每个人的做法不一样，颜色定义混乱，信息没法共享。行政想做个统一模板，结果印了三百张彩色标签，两周就没人用了，因为‘改不动’。

直到有人提议：能不能做个电子版的‘活标签系统’，像老陈那样自由标记，又能自动提醒和汇总？

IT小林想起之前试过的蓝点通用管理系统。那软件本来是用来搭OA流程的，但他发现它有个‘自定义字段+视图过滤+触发提醒’的功能组合，居然能完美复刻老陈的那一套。

他在系统里建了个‘物料动态看板’：

• 每条物料记录可以设置多个状态标签（支持颜色）；
• 设置规则，比如‘有效期剩余7天’自动标红；
• 开放备注区，允许任何人添加协作留言；
• 做了个‘呆滞品月报’视图，每月1号自动推送清单。

最关键是，谁都能按自己习惯调整显示方式——销售看客户维度，仓库看库位维度，财务看成本维度，数据同源，视角不同。

上线一个月，仓库退货错发少了60%，生产缺料预警提前了整整三天。更意外的是，行政部开始用同一个系统管会议室预约，只是把‘物料编号’换成了‘房间号’，‘有效期’改成了‘使用时段’，逻辑完全通用。

有天老板问这系统多少钱买的，小林说：‘没买，是我们自己搭的。’

其实也不是完全没成本。蓝点提供了基础平台，真正值钱的是老陈那套被‘翻译’进去的经验——把模糊的日常判断，转化成可沉淀、可复制的管理动作。

现在新来的实习生第一件事，不是学制度手册，而是去看‘老陈标签’案例集。里面有段话被加粗了：

‘系统不替人做决定，但它能让对的做法更容易被坚持。’