去年夏天，行政部来了个实习生小张。刚来没几天，就被安排跟进一次全公司年中盘点——听起来简单，其实就是拉着各部门的人对设备、资产、办公用品一项项核对登记。可实际操作起来，乱得像一锅煮糊的粥。

IT部说上个月调拨了五台显示器到设计部，但设计部没人签字确认；财务拿着年初的台账，发现行政更新的电子表格里少了三把工学椅；采购那边又说有批新键盘还没入库，但仓库坚称已经签收。一圈下来，小张光是协调三方对账就花了三天，最后还是靠翻聊天记录和手写便签才勉强拼出一条线索链。

她后来跟我说，那一刻最崩溃的不是数据不准，而是‘谁都说不清责任在哪’。比如一张桌子从A办公室搬到B办公室，没人觉得这事需要留痕，可等到年底审计时，这张桌子就成了‘幽灵资产’。

但她没抱怨太久。有一天我路过茶水间，看见她在笔记本上画了个流程图，标题写着‘跨部门移交的12个易漏环节’。我随口问了一句，她说：‘我想做个表单，谁动东西都得填一下，不然下次还得我来兜底。’

我以为她是闹着玩，结果一周后，她真搞出了个东西。

不是Excel，也不是打印出来的交接单，而是一个在线表单链接。她用的是公司早就开通但几乎没人用的蓝点通用管理系统——这软件本来是给HR做考勤流程的，但她发现它能自定义字段、设审批节点、还能绑定扫码触发。

她的表单长这样：

• 资产名称（下拉选项，关联公司主数据）
• 原使用人（自动带出部门）
• 移交原因（必填，提供常见选项如‘调岗’‘报废’‘借用’）
• 接收人（需企业微信认证账号填写）
• 现场照片上传（强制开启摄像头）
• 电子签名（双人确认）

最聪明的是，她把每个固定资产贴上了二维码标签。扫描后直接跳转到预填好资产编号的移交表单页面。哪怕只是临时借走一台投影仪，也得走一遍流程。起初有人嫌麻烦，‘不就是拿个东西吗？’但小张悄悄在后台设置了提醒规则：超过48小时未完成接收确认，系统自动给双方发钉钉消息，抄送直属主管。

两周后，IT主管主动找她，说最近设备遗失率降了七成，而且维修追踪也清晰了。财务在月度资产核对会上第一次提前完成了比对，还夸这个表单‘有点意思’。

其实小张做的并不是什么高深的技术创新。她只是把‘移交’这件事从‘口头约定’变成了‘可追溯的动作’。而蓝点系统的灵活性在于，你不需要等IT开发，也不用写代码。一个懂业务逻辑的人，自己就能搭出一套轻量级管控机制。

后来这个表单被复制到了耗材领用、样品寄送、甚至会议室设备借用场景。行政部门索性把它列进了新员工培训材料里，名字也从‘小张的移交表’变成了‘跨部门协作留痕模板’。

前两天我看到市场部两个人在走廊交接移动硬盘，一边扫码一边笑：‘走流程啊，别让系统催你。’

有时候我觉得，管理的本质不是控制，而是降低误解的成本。一个简单的表单，未必能解决所有问题，但它能让‘我以为你收到了’变成‘系统显示你已签收’。

现在小张已经转正了，带起了另一个项目：用同样的思路，做一个客户资料交接的防遗漏机制。她说，销售离职时总有人说‘有些资源在我私人微信里’，这种模糊地带，才是最容易出问题的地方。