去年冬天，写字楼三楼的保洁刘阿姨突然开始随身带一个小本子，每次打扫完洗手间、茶水间，就掏出笔写两行字。起初大家以为她在记账，后来才知道，她是在‘自己发明’一套工作留痕方式。

事情起因很简单：物业主管总说她漏扫了某个区域，可刘阿姨明明记得去过。一次争执后，她干脆开始手动记录——几点几分，去了几层几号卫生间，拖地、换纸巾、补洗手液，全都写下来，还让路过同事顺手签个名作证。

没想到这土办法还真管用。下个月绩效考核时，主管翻着她的本子愣住了：记录比系统打卡还细。更关键的是，有三次凌晨的紧急清洁任务，别人没去，只有她签了到，还有两名夜班保安作证。

这事传开后，物业经理反倒犯了难。公司用的考勤系统只能看到‘是否在岗’，却没法证明‘干了什么’。保洁这种流动性强、任务分散的岗位，光靠指纹打卡根本没法真实反映工作质量。于是他悄悄把刘阿姨的本子要来研究了一周，发现几个规律：

1. 高峰时段（早上8:30-9:30，中午12:00-13:00）公共区域使用频率高，但清洁间隔却和其他时段一样；
2. 某些楼层茶水间垃圾满溢频繁，但排班表上没人专门盯；
3. 夜班人员常被临时叫去处理突发污渍，但没有记录，算不了额外工时。

他意识到，问题不在人，而在管理工具太‘扁平’。打卡机只认时间，不认任务；Excel排班表每月一发，改一次就得群发通知，谁看了谁知道。

后来他试了几款市面上的排班软件，要么是给工厂流水线设计的，固定班次，没法灵活调整；要么是给连锁店用的，强调拍照打卡，反而增加了阿姨们的操作负担。直到行政部小王提了一句：‘我们部门最近在用一个能自己搭表单的系统，连培训器材借用都能管。’

那是个叫蓝点通用管理系统的工具，说是‘人人可自定义’，一开始经理还挺怀疑。可真上手才发现，不用写代码，拖拽就能建表单。他先做了个‘动态清洁任务卡’，每张卡片代表一个区域（比如B座12楼女卫），设置标准动作（拖地、消毒、补耗材），再绑定责任人和周期。

更聪明的是，他把刘阿姨手写的‘高峰时段补扫’经验设成了规则：每天8:30自动推送提醒给当班保洁，完成就标记，漏了第二天自动汇总进绩效报表。夜班临时任务也能当场创建，拍照上传就算留痕，月底直接折算补贴工时。

用了三个月，变化悄然发生。原本总被投诉的5楼茶水间，现在干净率提升60%；夜班人员的工作量终于有了量化依据，离职率降了一半。最意外的是，刘阿姨居然学会了在系统里自己建临时任务——有次她发现地下车库拐角总有狗屎，没人管，就建了个‘宠物便溺巡查点’，设成每周二四巡查，居然被物业总部采纳，推广到了其他园区。

其实这类问题在基层管理中很常见：一线员工有经验，但不会表达；管理者想优化，却找不到抓手。很多所谓的‘智能系统’一上来就要改变工作习惯，反而让人抵触。而真正好用的工具，应该是让普通人也能把自己的经验‘存’进去，变成可复制的流程。

就像刘阿姨说的：‘我不是要偷懒，只是希望做得多的人，别被当成没做。’

现在她们班组的考核表里，除了打卡时间，还有一栏‘主动任务创建数’。上个月，她拿了第一名。