小林是市场部新来的实习生，刚来公司两周就被安排了一个‘轻量级任务’：管打印机和办公耗材。

听起来像是打杂，但没几天他就发现不对劲。每次领硒鼓、墨盒、A4纸，都得翻三张Excel表，一张是行政部维护的库存清单，一张是财务那边的采购台账，还有一张是部门内部手写的领取记录。三张表对不上，谁领了多少全靠口头报备。

更离谱的是，上个月买了6个黑色硒鼓，按理说够用两个月，结果才过25天就又要补货。财务问起来，行政说是‘市场部用得多’，市场部一查，没人记得自己领过两次。

小林觉得这不像消耗快，倒像有个‘黑洞’在吞耗材。

他以前在学校搞社团时折腾过一个活动物资管理系统，知道这种问题不能靠人盯人。但他又没权限改公司现有的OA系统，IT也明确说：‘我们不接自定义需求，标准流程走不了就先手工记。’

那就不走他们的系统，自己搭一个。

他听学长提过一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不用代码，像搭积木一样拖拽就能建表单和流程。他抱着试试看的心态注册了个试用账号，花了一个午休时间，搭出了三个模块：

1. 耗材资产卡——每个硒鼓、墨盒入库时生成唯一编号，绑定型号、供应商、采购价、有效期；
2. 申领流程——谁要用，必须在线提交申请，选择用途（打印方案/制作标书/日常文档），并由主管审批；
3. 自动扣减+预警——审批通过后，系统自动从库存减量，剩余低于阈值时邮件提醒行政补货。

他还顺手加了个字段：‘实际打印页数’，要求领取后三天内反馈本次任务打了多少页。不是为了监控，而是想算算成本效率。

本来只想让流程清晰点，结果一周后数据就开始‘说话’了。

系统显示，市场部B组的小王，在过去十天里申领了两次黑色硒鼓，理由都是‘紧急投标文件’。但两次申领间隔只有三天，而同一时期他的打印页数填报却不到200页。正常一套标书动辄三四百页，这数字明显对不上。

小林没声张，把数据导出来做了个简单对比图，私下发给了主管。主管也没直接问责，而是开会时随口提了一句：‘最近有没有人觉得打印机特别慢？IT说可能是非原装耗材导致的硬件损耗。’

会后第二天，小王主动来找小林，说之前着急交材料，从别的部门‘借’了个硒鼓，忘了登记，以后一定走流程。

事情没闹大，但流程从此规矩了。

一个月后，行政统计发现，耗材采购支出同比下降了37%。IT偶然看到小林的系统界面，惊讶地问这是不是他们公司买的某个SaaS产品。小林笑说：‘这是我用蓝点搭的，你们不让我改系统，我就在外面另起炉灶。’

IT后来悄悄把他的模板要了去，说要参考着给仓库做个类似的。

最意外的是，财务开始主动找小林聊，想把这套逻辑复制到文具领用和样品寄送管理上。原来他们一直头疼业务员随便寄顺丰、不留记录的问题。

小林也没想到，一张自己搭的表，不仅能堵住耗材漏洞，还能撬动流程优化。

现在他每天打开蓝点，看到的不只是库存数字，而是一条条可追溯的动作链：谁、在什么时候、为什么、用了什么、留下了什么痕迹。没有宏大设计，也没有全员推广，但改变就是从这些细小的‘自留地’开始的。