我们公司茶水间有三台饮水机，每层楼一台。表面看挺正常，但行政小周发现个怪事：二楼那台换水频率高得离谱——平均1.3天就得换一次桶装水，而其他两台基本2.5天换一次。按理说人数差不多，用水量不该差这么多。

起初她以为是饮水机漏水，查了维修记录没异常；又怀疑有人偷偷接水回家，可监控里没人搬桶。这事就这么悬着，直到某天下班前，保洁阿姨随口说了一句：‘二楼老李他们总抱怨水不够热，每次都要等好久，后来就干脆多按几次换新水。’

原来，二楼饮水机的加热功能有点老化，烧水慢，员工觉得‘这水不热’，以为是旧水，就反复点击换水按钮。而系统里，每一次点击都算作一次‘换桶’记录。

问题找到了，但怎么解决？修机器要走采购流程，至少两周。小周不想干等，就想了个土办法：在饮水机旁边贴了张手写纸条：‘加热需耐心，当前为第3批水，预计90秒达标温度’。但这招只管了一天，第二天纸条就不见了，第三天有人写‘放屁，根本没热水’，还画了个叉。

她意识到，信息传递方式错了。不是大家不看，而是信息不透明、不可信。于是她改了策略：把每天每次换桶的时间、操作人、前后水温（她买了个红外测温枪）全记下来，做成一张共享表格，标题就叫《二楼饮水机真相日报》。

第一天数据出来：10:15换桶，水温从22℃升到85℃用了87秒。11:03有人换桶，实测上一桶水当时已有79℃，完全可用。表格末尾加了句备注：‘本桶水未耗尽，建议优先使用’。

第二天，她在表格里加了个折线图，标出水温随时间上升的趋势。有个同事在评论区留言：‘原来不是机器坏，是我太急了。’

第三天，她设置了自动提醒：每次换桶后，表格自动生成一条企业微信消息，发到行政群和二楼部门群：‘二楼饮水机已于XX:XX更换新桶，预计XX:XX达到适宜饮用温度’。

神奇的事发生了：换桶频率从1.3天一次，慢慢变成1.8，再到2.2天。两周后稳定在2.4天，和其他楼层持平。省下的不只是水费，还有搬运工的体力和时间。

但小周没停在这里。她发现，这种‘行为误判+信息不对称’的问题，在公司到处都是：会议室空调总被人乱调，因为没人知道设定温度；打印机频繁报卡纸，其实是有人用错纸盒；甚至报销延迟，有时只是因为审批人不知道申请已提交。

她开始想：有没有一种工具，不用开发，不用IT介入，就能让她自己快速搭出这种‘透明化小系统’？

之前她试过标准OA，太死板，改个字段都要审批；也用过在线文档，灵活是灵活，但没法自动提醒、不能设权限、数据一多就乱。直到她听说市场部在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西，说是‘谁都能自己搭应用’。

她花了一个周末研究，发现这玩意儿核心就两点：一是所有字段可以自定义，比如她能加个‘水温’字段，也能加个‘是否已提醒’的开关；二是流程可拖拽设计，比如换桶登记后，自动触发消息提醒，超24小时未登记还能催办。

最让她心动的是‘视图自由切换’——她可以把数据看成表格，也可以切到日历视图看换桶节奏，甚至用看板模式，把每个饮水机当做一个卡片，状态从‘待加热’到‘可饮用’自动流转。

她悄悄搭了个测试版：扫码登记换桶，自动记录时间、人员、水温，同步生成提醒。试运行一周，数据比Excel更准，而且没人再乱换水了。

后来她把这个模式复制到了绿植养护、办公用品申领、甚至员工生日提醒。每个都是小场景，但加起来，让行政工作从‘救火’变成了‘预防’。

现在，茶水间的那张纸条早就没了，取而代之的是一个二维码，扫一下就能看到当前桶的‘生命周期’：已使用68小时，剩余预估水量70%，上次加热完成时间10:23。

有天老板路过，看了眼说：‘你们行政现在搞得还挺高科技。’

小周笑了笑，没说这背后其实只是一个能让她‘按需造工具’的系统而已。