行政部靠墙的那台老式打印机，边上贴着一张泛黄的A4纸，上面是用圆珠笔写的打印耗材更换排班表。每周一早上，总有人围着它看半天，然后问一句：‘这周是谁换硒鼓？’

这张表最早是李姐手写的。她是行政主管，做事细致，但有个习惯——只愿意把规则‘定死’。谁几号值班、谁负责哪种型号的碳粉，全都由她提前安排好，贴出去就不再动。可问题是，人会请假、调岗，打印机也会突然罢工。于是，总有同事发现轮到自己的那天早已调休，或者新来的实习生根本不知道自己‘被排了班’。

有次市场部急着打投标书，打印机卡了纸，折腾半天才发现没人值班换耗材。最后还是技术部小王自己拆开机器，一边骂一边换，事后还被李姐说‘乱动设备’。这事闹得不大，但大家心里都开始嘀咕：一张纸，真有必要搞得这么僵吗？

转机出现在上季度公司换了新的办公系统试点。IT推荐了一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是‘不用代码，人人能搭应用’。起初我们没在意，觉得又是那种花里胡哨的流程引擎。可后来发现，这东西有点不一样。

财务先拿它做了个发票登记表，结果三天后行政部的小林也照着做了一个‘耗材更换任务轮值系统’。他没找IT，也没申请权限，就是登录进去，新建了个模块，拉了几个字段：责任人、打印机编号、预计更换时间、实际完成状态，再加个‘自动提醒’功能。最关键是，他设置了‘可编辑范围’——每个被排班的人，都能在手机上确认是否能按时执行，如果不能，可以直接标记‘需调整’，系统就会推给李姐重新分配。

李姐一开始还不太乐意，觉得‘这不乱套了？谁都能改排班？’可试了两周后，她反而主动把旧表格撕了。因为系统自动生成了历史记录，谁换过几次、延迟过几次，一目了然。更让她省心的是，再也不用每周五下午挨个打电话确认下周谁在岗。

其实这系统最聪明的地方，不是自动化，而是‘可参与性’。它不像传统OA那样，流程一旦设定就不能动，必须走变更申请。蓝点允许你在使用中随时微调规则——比如临时增加一台新打印机，或者把某个型号的更换周期从三周改成两周半，只要你是这个模块的协作者，就能直接改，改完立刻生效。

后来我们连会议室绿植养护、茶水间零食补货，都用类似的方式建了小应用。最搞笑的是保洁阿姨老吴，一开始不会用手机操作，小林就给她做了个极简版：每天打卡时点一个‘已清洁’按钮，顺带拍张照片。老吴现在可得意了，说‘我也有工单了’。

最近李姐在琢磨，要不要把员工生日提醒也搬进去。她说，以前靠Excel手动维护，经常漏掉。现在只要导入花名册，设个‘生日当天自动推送祝福模板’，再让当月值班的同事负责买蛋糕，整个流程自己跑起来，她只用月底看下执行率就行。

那张泛黄的A4纸还在打印机边上，不过已经被塑封了，底下压了行小字：‘第一代耗材轮值表，2023年9月-2024年3月’。有人开玩笑说该送进公司博物馆，李姐倒是很认真地说：‘留着吧，提醒我们别再靠一张纸管事儿。’