上个月月底，我们公司出了一件不大不小的事：行政小林提交的一张287元餐费报销单，卡在财务总监那儿整整五天没批。不是金额大，也不是票据有问题——而是没人说得清，这笔钱到底该不该报。

按旧制度，部门聚餐每人上限50，超过部分自付。可这次是临时接待客户，没走申请流程，事后补了说明。问题来了：这算‘部门团建’还是‘业务招待’？如果是前者，超了；如果是后者，又没提前审批。财务说按章办事，行政说实际发生，两边僵着。

这事闹得不大，但挺尴尬。更麻烦的是，类似情况其实不少。技术部出差打车绕路多花了60块，市场部展会临时租设备超预算300……每次都要开会扯皮，最后往往靠领导一句话拍板。时间一长，大家干脆不报了，或者拆成小单子‘技巧性提交’。

直到有天，IT老周在茶水间听见抱怨，顺嘴说了句：‘你们不觉得，规则本身该改改了吗？’

他没多说，只是默默在公司内网挂了个链接，标题叫‘新版报销规则实验区’。点进去一看，是个长得像表格又不像表格的东西：左边是现行制度条款，右边是几个可编辑字段，底下还有个‘建议修改理由’的留言区。最奇怪的是，所有人——对，包括实习生——都能点‘编辑草案’。

头两天没人动。第三天，销售小李把‘市内交通实报实销’改成‘单程上限35，特殊路线可附说明’，理由写：‘滴滴动态加价太狠，但客户在远郊时打不到车。’

第四天，财务小王加了个自动提醒：‘同一事项连续三周超支，触发预警而非直接驳回。’她说：‘与其事后卡人，不如提前打招呼。’

一周后，这个页面已经叠了十几条修改建议。有意思的是，没人再争论‘该不该报’，而是在讨论‘怎么报更合理’。那个卡住的小林，也提了个细节：‘接待客户未预约的餐费，允许事后补流程，但需上传沟通记录截图。’

最意外的是财务总监。她没删任何一条，反而在底下留了个言：‘下周例会，我们专门过一遍这些草案。如果多数人支持，就试点一个月。’

现在，那套规则已经跑了一个多月。系统会自动标记非常规操作，推给相关人快速确认。更关键的是，每当有人想‘钻空子’，旁边总有同事说：‘你要不直接去改规则？反正谁都能动两下。’

说来好笑，以前我们总以为管理软件就是把纸质流程搬上网，重点是‘控’。后来才发现，有时候真正的效率，来自让人人都能参与‘重新定义规则’的过程。

我们用的这个工具，叫蓝点通用管理系统。名字不起眼，但它有个很朴素的设计：所有字段、流程、审批链，都可以由普通员工拖拽调整。你不需要懂代码，也不用等IT排期。改完还能保存为‘草案模式’，先小范围试跑，没问题再全量上线。

上周五，我看见实习生小陈在调整‘办公用品申领’的触发条件。问他干嘛，他说：‘打印机墨盒老是断货，我把‘库存低于2’改成‘使用频率高的部门优先补货’，试试看能不能少耽误事。’

我没多问。反正他知道，改错了可以一键回滚，改对了，可能下周就开始帮别人省时间。