小张是公司行政部最安静的那个，话不多，做事稳。三年来，他管着全公司三百多人的茶水间补给——咖啡豆、茶叶、牛奶、纸巾、一次性杯子……听起来不算大事，但谁都知道，这活儿细碎又容易背锅。

上个月初，财务突然发了一张月度支出对比图：茶水间耗材成本比去年同期高出42%。老板在群里问了一句：‘用量翻倍了？还是采购出问题了？’

没人敢接话。只有小张默默打开自己的Excel表，翻到‘2024年1-6月饮品消耗记录’那一页，盯着看了十分钟。

其实他早就发现不对劲。比如，某周咖啡豆用了三包，但那周有两个团队出差，实际在岗人数不足平时七成。再比如，脱脂牛奶每周固定进两箱，可冷藏柜里总剩半箱过期——喝的人少，但采购照旧。

问题不在花钱，而在‘估算式管理’。以往补货全靠经验：‘快没了就买’‘上个月买了这么多，这个月也差不多’。没人真正知道，哪款茶最受欢迎，哪个楼层消耗最快，甚至不知道实习生是不是把燕麦奶当饮料偷偷倒进马克杯带回家。

小张决定换个玩法。

他没找IT，也没申请预算，而是用了一个叫蓝点通用管理系统的东西。之前听技术部同事提过一嘴：‘那个谁，人事的小林，用它搭了个试用期打卡追踪器，连自动提醒都设好了。’

小张注册后，第一件事是建了三个模块：库存台账、领用登记、自动预警。

他在每种物资上贴了二维码标签。咖啡豆分口味和产地，牛奶按全脂/脱脂/燕麦分类，连纸巾都标清是单层还是双层。员工取用时，扫一下码，选数量，系统自动扣减库存。行政不再统一代发，改为‘自助扫码+责任到人’。

更关键的是设置了规则：当某种咖啡豆剩余不足5包时，系统自动给小张发消息，并生成采购建议单，附带近三个月周均消耗曲线。他还加了个‘热门排行’看板，每周更新一次，投屏在茶水间门口的平板上。

结果第一周就炸了锅。

原来最受欢迎的不是意式浓缩豆，而是挂耳茉莉花茶，尤其周三下午三点前后，领取量暴增。小张顺藤摸瓜，发现是产品部开完需求评审会后的‘续命仪式’。他顺势调整备货结构，把花茶放在最显眼位置，还提前预热下周新品——桂花乌龙试饮装。

一个月后，耗材支出回落至正常区间。财务问小张用了什么‘神工具’，他笑了笑：‘就是让东西自己说话。’

后来有次老板路过茶水间，看见一群人在围观排行榜，笑着说：‘你们这是把下午茶喝出了电竞感？’

其实变化不止在数据。以前补货像救火，现在像下棋。小张甚至开始做‘饮用行为分析’：周五下午奶泡机使用率下降30%，可能和远程办公增多有关；新来的实习生偏好冷萃，但常忘记归还滤杯——他在系统里加了个‘借用超24小时提醒’，第二天滤杯回收率升到95%。

最意外的是跨部门联动。市场部看到‘抹茶拿铁连续三周上榜’，干脆策划了一场‘春季限定饮品投票’，把内部福利变成了品牌预热活动。HR也蹭热度，在新人手册里加了句：‘本司隐藏福利：每月消耗榜Top3饮品免费供应。’

小张没变，还是话少，做事稳。只是现在，他电脑侧边栏常开着一个仪表盘：实时库存、领用热力图、预测补货日。有次保洁阿姨问他，那个绿色小图标闪是什么意思，他说：‘哦，B座五楼的燕麦奶快没了，系统刚提醒我。’

没人再问‘为什么买这么多’，因为答案已经长在流程里。