去年年底，公司差点因为一份过期没续签的法律顾问合同，被对方中止服务。事情闹得挺大，财务暂停付款，合规审计卡在半路，最后才发现——法务部小林压根不知道合同早就过了续约窗口期。

这事之后，老板让各部门自查流程漏洞。轮到法务部汇报时，小林拿出了她那张‘合同台账表’。Excel打开，十几列数据密密麻麻：合同编号、甲方名称、签署日期、到期日、续约提醒、审批进度……可问题是，这张表从没人主动看。

‘我设了条件格式，快到期的会变黄，再近一点变红。’小林解释，‘但红了也没用，我不一定当天打开这个文件。’

这其实是个老问题。很多部门都用Excel管合同、管项目、管资产，靠颜色标记、靠邮件提醒、靠人工翻查。可人总有疏忽，尤其是跨年、节假日前后，或者一个人兼管几十份合同时。

后来IT推荐了个工具——蓝点通用管理系统。说是‘系统’，其实更像是一个能自己搭应用的平台。小林试着把她的合同表搬了进去，重点是加了三个东西：自动提醒规则、审批流程链、和权限分级。

她先给每类合同设了提醒节点：服务类提前60天提醒负责人，租赁类提前90天，法律顾问这种关键合同，甚至设置了三道提醒——120天、60天、30天，逐级抄送直属上级和财务。

接着她把续约流程跑了起来。系统里点一下‘发起续约’，自动走预审、法务评估、预算核对、领导审批，每个环节卡住都会亮灯，超时自动发催办消息。最妙的是，整个过程留痕，谁在哪天看了合同、改了哪条条款，全记着。

有次行政要续一栋办公楼的物业合同，负责的同事休年假去了。按以往，这事很可能拖到最后一刻。但这回，系统在第60天自动推了提醒给代理对接人，流程照常启动，审批也按时走完。等当事人回来，只用点个确认。

更意外的是，销售部看到法务这套玩法，也开始用类似模板管客户框架协议。他们加了个‘自动归档’规则：合同一旦到期且未续约，三个月后自动移入历史库，避免混淆。

现在公司内部已经没人用‘我的合同表最新版_final_最终版.xlsx’这种文件了。蓝点的好处是，你不用等IT开发，自己就能调字段、改流程。人事拿它管试用期跟进，仓库用来盯设备维保，连食堂阿姨都建了个‘食材供应商资质到期表’，毕竟肉品检疫证过期可不是小事。

前几天小林跟我聊起，以前总觉得管理工具越复杂越好，得有BI、有报表、有API对接。现在发现，真正有用的，是那个能在正确的时间，把正确的事推到眼前的东西。她说：“我不是需要一个数据库，我是需要一个不会忘记提醒我的同事。”