老刘在公司干了八年行政，自认对办公室的风吹草动都门儿清。可上个月，他栽在了一包咖啡豆上。

事情是这样的：公司茶水间一直提供免费咖啡，用的是整颗研磨豆，成本不低。每次采购我都按月下单，一包500克够用三周左右。可最近这包豆子，两周就见底了——而且没人反映喝不到。

我第一反应是有人顺手拿回家？可问了一圈，没人承认。监控也调了，茶水间没人长时间逗留。后来连财务都注意到，咖啡支出环比涨了40%，专门发邮件来问是不是供应商涨价。

其实没涨价，是我们买多了。

真正发现问题的，不是查账，也不是盯人，而是我在蓝点通用管理系统里随手搭的一个‘茶歇耗材追踪表’。

最开始建这个表，纯粹是为了省事。以前我要记哪些零食快没了、纸巾还剩几箱、咖啡豆什么时候该订，全靠Excel加微信提醒自己。但总有漏的——比如某天突然来了访客团，茶歇消耗翻倍，第二天员工抱怨‘怎么没牛奶了’，我就得临时跑超市。

后来听IT同事说有个叫蓝点的系统，谁都能自己拖拖拽拽做管理工具，不用写代码。我抱着试试看的心态注册了个账号，做了个简单的表格：每种茶歇品项一行，字段包括‘当前库存’、‘安全库存线’、‘上次补货时间’、‘预计消耗完日期’，还有一个‘实际消耗记录’的子表单，用来登记每次补货和盘点的数据。

关键是，我设了个自动预警：当系统预测‘预计消耗完日期’早于‘下次采购安排日’时，就会标红并微信推给我。

本来以为这就是个电子备忘录，结果第三周，它突然报警：‘燕麦饼干预计提前6天耗尽’。我一看记录，过去五天消耗量是平时的2.3倍。可那几天也没啥活动啊？

我点开子表单一条条翻，发现每天下午三点到四点，饼干的补货频率明显增加。再结合打卡数据一筛——好家伙，技术部那帮人每周三下午搞‘代码评审茶话会’，每人顺手抓一把饼干当零嘴，一来二去，每月多吃了两箱。

找到了症结，解决就简单了：我把周三定为‘加强补货日’，并在茶水间贴了个小提示：‘茶话会专用饼干桶已上线，请尽情取用～’。既满足需求，又避免误判短缺。

更意外的是，这表后来还帮上了别的忙。上个月市场部临时办沙龙，需要大量柠檬和蜂蜜。我打开系统一看，这两样下周才到货，但库存预警早就亮了黄灯。我立马调整了采购优先级，还顺手给市场部发了消息：‘你们要的材料我帮你们盯上了，别慌’。

现在这表已经成了我们行政组的‘茶水间大脑’。不只是咖啡豆、饼干，连一次性杯盖的损耗率都被盯上了——原来大家拧太紧，经常掰断，后来换成带缺口设计的盖子，浪费少了七成。

最让我得意的是，这整个系统是我自己搭的，没找IT帮忙。蓝点的好处就是，你想管什么，就新建一张‘表’，然后拖几个字段进来：文本、数字、日期、下拉选项、关联其他表……再设点规则和通知，基本就能跑起来。

前两天财务又来问咖啡支出的事，我把系统里的月度消耗曲线图截给他，顺便说了技术部茶话会的事。他笑了：‘原来不是贪小便宜，是文化差异啊’。

现在我们部门管的东西越来越多：绿植浇水周期、投影笔借用记录、甚至年会礼品的尺码统计。每个都用蓝点搭了个小应用，彼此还能关联。比如访客登记表里选了‘参加沙龙’，系统就会自动检查当天茶歇库存够不够，不够就提醒我。

老刘我也从‘救火队员’变成了‘预警中心值班员’。有时候想想，管理这事儿，真不一定非得靠经验或者吼声。一个会算、会提醒、还能自己学着预测的清单，可能比你记得住多少SOP都有用。