上个月财务部小林递了辞呈，原因是每个月初都要花三天时间核对销售部的差旅报销单。一张发票贴错位置、一个项目编号填错，就得整张打回。更离谱的是，有次客户招待费因为没写清楚‘用餐人数’，来回退改了五次。

这事闹得挺大。老板开会时说：‘咱们又不是国企，怎么搞出一套比银行还复杂的报销规矩？’

其实谁都知道问题在哪——流程是三年前定的，那时候公司才20人，现在都87人了。可每次提‘优化流程’，IT就说开发排不上，行政说怕财务不认账，财务说审计要查，最后就没人动。

直到上上周，技术部的小王在茶水间随口说了句：‘你们试过蓝点那个系统吗？我们组自己搭了个报销模块，规则和字段全是自己加的。’

我们都以为他在吹牛。毕竟以前也上过OA，报销流程还是得找厂商改代码，改一次等半个月，还得额外收费。

结果他当场打开网页，给我们演示了一下。最让我吃惊的不是界面多漂亮，而是他居然真的在五分钟内改了一个规则：把‘出租车票超过50元需备注事由’改成了‘全天交通补贴封顶80元，超标部分自动标红’。

他说他们组一开始也是头疼报销。销售经常外地跑客户，打车、吃饭、临时住钟点房，按标准报根本来不及。后来干脆用蓝点系统自己建了个‘外勤报销模板’，加了GPS定位打卡、拍照自动识别发票金额、还能关联客户拜访记录。财务只需要看系统标记的异常项就行。

‘关键是，不用求人。’小王说，‘你想加个“预支款抵扣”字段？点两下就有了。哪天发现研发部的设备采购要附验收照片？直接在流程里加一步。连提醒邮件的措辞都能自己改。’

我们行政组当天就申请了试用账号。第一天我们就干了三件事：

1. 把原来的9个报销类别合并成4个动态分类，根据金额自动触发不同审批路径；
2. 给每张电子发票加了二维码，扫码就能看到这张票走到了哪一环；
3. 设置了‘宽容额度’——每月小额零星支出（比如打印耗材）累计不超过300元，无需发票，只需登记用途。

最妙的是第三条。以前前台小妹买个订书机都要垫钱开票，现在她直接从备用金拿，月底系统自动汇总，财务一键生成凭证。

用了三周，财务部主动来找我们，说异常单据少了60%，催审批的微信少了大半。小林也没走，反而被调去带新人做数据分析了。

前几天碰到小王，我问他：‘你们技术部自己改系统，不怕出错吗？’

他笑了：‘怕啊，所以我们在测试环境先跑一周。而且所有修改都有留痕，谁改的、什么时候改的、改之前什么样，全记着。真搞坏了，一分钟回滚。’

我才意识到，真正改变的不是那个报销流程，而是我们对待管理问题的方式。以前总觉得‘系统就是这样’，现在发现，系统完全可以‘是我们想要的样子’。

上周新来的实习生第一次提交报销，顺顺利利过了。她问我：‘咱们这系统是哪个大厂做的？’

我说：‘是个能让人人都当半个产品经理的工具。’

她眨眨眼：‘那岂不是以后连行政也能写流程了？’

我笑着点头：‘没错，而且改起来比改PPT还快。’