我们公司HR部门的老李，有个怪习惯——每天午休都蹲在茶水间的小白板上涂涂改改。一开始大家以为他在记待办事项，后来才知道，他是在‘画’新员工入职的整个流程。

一张A4大小的白板，密密麻麻全是箭头、方框和便签纸贴上去的备注。‘人事要发合同’‘IT得配电脑’‘行政安排工位’‘导师第一天带吃饭’……颜色不同，优先级也不同。他说：‘新人第一天来公司，不是走流程，是走体验。哪个环节卡住，人家第一印象就崩了。’

问题是，这图再精细，也只是‘图’。每年春招一到，新来的实习生一拨接一拨，光靠老李一个人盯着小白板调度，根本忙不过来。有次一个新人来了三天，邮箱还没开通；还有一次，工牌做好了却没人通知领取，硬是让新人拿身份证刷了两天门禁。

后来老李干脆说：‘我这图既然能理清逻辑，为啥不能变成真东西？’

他没找IT部门，也没申请预算买什么HR SaaS系统，而是自己鼓捣了个工具——蓝点通用管理系统。名字听起来挺正式，其实用起来特别‘土’：你可以像搭积木一样，把‘数据字段’和‘流程节点’拖来拖去。比如‘入职登记表’是个数据模块，填完自动触发‘合同生成’任务，推给法务；审批通过后，再自动通知IT创建账号，行政准备欢迎包。

最让老李得意的是‘自定义提醒’功能。以前行政同事总忘贴欢迎海报，现在系统会在新人报到前两小时，自动给指定人发钉钉+短信双提醒，附带海报打印链接。IT那边也设置了‘超时预警’，如果24小时内没建好邮箱，主管就会收到红色标旗。

他还加了个小设计：每个新人入职后的前三周，系统会每周自动推送一条‘融入问卷’，比如‘你清楚自己的OKR吗？’‘最近一次和导师沟通是什么时候？’答案直接汇总成图表，HR不用挨个约谈就能看出问题苗头。

上个月集团审计抽查员工入职合规率，我们部门的数据出乎意料地整齐。审计的人问：‘你们用了哪个标准HR系统？’老李笑了笑：‘没用现成的，我自己搭的。’对方不信，非要截图看后台。结果发现整个流程里嵌着十几个判断分支——实习生、外包、外籍员工走不同路径，连试用期转正评估的时间节点都能按岗位类型自动调整。

现在那块小白板还在茶水间，但上面的内容已经变成了手绘的系统架构图，底下写着一行小字：‘流程不该等人救，它得自己活起来。’

其实老李也不是技术出身，但他发现，真正难的从来不是‘管理新人’，而是‘管理那些该做却容易被忽略的小事’。而这些事，往往藏在流程的缝隙里，靠人盯人守不住，靠Excel拉不动，只有当你能把脑子里的逻辑‘画’出来，又能让它自动跑起来，才算真的管住了。

有天我看见他教新来的HR助理用那个系统，小姑娘问：‘字段和流程的区别是什么？’老李说：‘字段是你要记住的事，流程是你希望别人记住的事。’

说完，他顺手在系统里新建了一个‘离职交接清单’模板，设置成自动在员工提出离职当天启动，并抄送直属领导和资产管理员。‘反正都搭熟了，’他耸耸肩，‘顺手的事。’