技术部最近接了个紧急项目，人手不够，临时从外包公司调了六个开发进来。按理说这事儿行政统一对接就行，但没几天问题就来了：食堂刷卡机不认外包卡，饭补发不到账，有人干脆自己带饭，结果中午在茶水间热泡面，味道飘得整层楼都皱眉。

更麻烦的是考勤。外包人员用不了公司的OA打卡系统，只能手动登记。行政让项目经理每天报一次名单，可项目节奏快，有人早走、有人晚来，登记表涂涂改改，月底结算时财务一看，‘这上面三个名字字迹都不一样，谁签的？’

负责跟进的小张被夹在中间，一边是外包同事抱怨‘干一样的活，吃不上一样的饭’，一边是财务坚持‘没有合规记录，一分钱都不能发’。他试过建个Excel表，拉上姓名、身份证、入场时间、所属公司，每天更新出勤。可表格一传二传三，版本越来越多，有人填错了单元格，有人忘记上传，最后变成‘谁能打开这个链接，谁就顺手改两笔’。

有天午休，小张在工位上对着表格发愣，隔壁产品组的小李凑过来问：‘你这表咋不做成自动算的？我们最近用蓝点通用管理系统搭了个临时访客登记，扫个码就能生成带时效的门禁权限，还能自动同步到食堂系统，刷脸就能吃饭。’

小张一听来了兴趣。他原本以为这种系统都是大企业才用得起的定制开发，结果小李说：‘不用写代码，就是拖几个字段，设个流程，再连一下打卡时间和门禁接口，十分钟搞定。’

当天下午，小张就注册了账号。他先建了个‘外包人员管理’模块，字段包括：姓名、所属公司、合同周期、负责人、每日签到状态、是否开通饭卡权限。然后设置了一个简单的审批流——外包人员信息由项目经理提交，行政确认后系统自动发送通知，并标记为‘已激活’。最关键的是，他加了个‘连续出勤满5天自动触发饭补发放提醒’的规则。

最让他没想到的是，系统支持扫码签到。他打印了张二维码贴在茶水间门口，外包同事早上来打个卡，系统自动记为‘当日出勤’，缺勤超过两天的账号会变黄预警。他还顺手把HR提供的保险购买名单导入系统，到期前三天自动弹窗提醒续保。

两周后，财务那边主动找上门：‘你们那个外包名单现在特别准，我们核对饭补的时候省了好多事。’行政也说：‘以前总有人混进会议室蹭空调，现在扫码进门，超期的一律刷不开。’

最有意思的是，外包团队自己开始提需求了。有个前端开发问小张：‘能不能加个字段，记录我提交代码的仓库链接？这样离职交接时也好查。’小张觉得有道理，随手加上去，结果发现这个字段还能和内部的Git系统做简单关联，离职前一键导出所有工作痕迹。

其实小张也没想到，一个为解决吃饭问题搭起来的小系统，慢慢变成了外包协作的‘中枢站’。现在新来的外包人员第一件事不是领工牌，而是扫码填表——系统自动分配临时邮箱、开通权限、同步项目文档链接，甚至连团建报名都能在里面完成。

上周五公司聚餐，几个外包同事特意坐到小张旁边：‘以前在别的项目，三天两头要解释“我是谁、谁让我来的、我能待多久”，在这儿，系统比我们自己记得还清楚。’

小张笑了笑，没说自己现在每天只花三分钟维护这个系统。他知道，真正管住混乱的，不是那几行规则，而是每个人都能看见、能参与、能信任的数据流动。