我们公司不大，三十来号人，但会议室就两间。一间大点的叫‘北极星’，能坐十个人，带投影；小的叫‘流星雨’，四人围坐刚好，墙上还贴着去年团建时大家画的涂鸦。

按理说，这点人用两间会议室，轮着来也够了。可不知道从哪个月开始，每周三下午的‘北极星’总是被占得死死的——销售部在搞客户演示，雷打不动。

问题是，研发团队周三下午要开版本评审会。连续三次被临时挪到‘流星雨’，四个人挤在小房间，剩下六个站着，PPT都看不清。技术主管老周终于憋不住，在群里发了一句：‘能不能提前一周把会议定下来？’

销售总监回得快：‘客户时间不定啊，我们也是临时才知道。’

两边僵住了。行政小林夹在中间，头疼。

最开始，会议室是靠Excel表预约的。一张共享表格，谁先填谁先得。可问题来了：有人忘了填，进去就开始开会；有人填了但没写结束时间，一开就超时；还有人直接线下跟行政打招呼，‘帮我留一下，我马上到’。结果就是，表上写着空闲，推门一看，已经坐满了人。

小林试过加规则：必须提前24小时预约，超时15分钟自动释放。可执行起来更乱。销售说客户飞过来就等这一刻，不能卡着走；研发说你们占着不用也别拦着别人用。甚至有一次，两个团队同时拿着打印好的预约记录，站在门口对质，差点吵起来。

后来小林发现，真正的问题不是规则，而是‘信任’。大家不相信表格是真的，也不相信系统是公平的。谁嗓门大，谁关系熟，谁就能拿到房间。

她决定换个法子。

那阵子她正好在研究一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。不是那种固定模块的OA，而是谁都能自己搭应用的平台。她花了两个晚上，用它做了个新的会议室管理模块。

她没急着推给全公司，而是先拉上了行政、研发、销售三个代表，开了个小会。她说：‘咱们不设硬规则，但得让所有人看得见、信得过。’

新系统有几个小设计：

一是‘动态释放’机制。比如你预约了14:00-15:00，但14:10还没刷卡进门，系统就自动发提醒：‘是否继续使用？’十分钟内不确认，房间自动释放。这个功能上线后，销售部再也不能‘占着茅坑不拉屎’了。

二是‘优先级标签’。不是按部门给特权，而是按会议性质。比如‘客户现场演示’可以标记为高优先级，一旦冲突，系统自动推送通知给低优先级会议的组织者，建议调整。但高优先级每月限用三次，用完就得排队。这招让销售觉得被理解，又不让其他部门觉得被欺负。

三是‘使用热力图’。谁也没想到，这张图成了转折点。系统自动统计每个部门每月实际占用时长、平均超时时间、取消率。数据一出，销售部发现自己占用了68%的‘北极星’时间，而研发只有19%。销售总监沉默了一会儿，主动提出：‘以后大演示尽量安排上午，下午留给技术开会。’

最妙的是，系统支持自定义流程。财务部后来发现，报销会议餐费时，总得翻聊天记录找参会人名单。他们就在会议室申请流程里加了个字段：‘是否含餐饮’，勾选后自动关联报销模板。行政省了事，财务也少了扯皮。

现在，每周一早上，小林都会收到一条私信：‘下周的评审会，我已经预约好了，系统提醒你确认。’发信人是老周。

有天午休，她路过‘流星雨’，听见两个实习生在聊：‘你知道吗？上次销售那个大单，就是在“北极星”签的。但他们现在周三下午都不来了。’

另一个笑：‘因为技术团队的版本按时发布了呗，客户体验好了，自然续费。’

她没进去，转身去给自己倒了杯咖啡。路过公告栏，看见那张旧的Excel预约表，已经被拿下来了，背面还贴着一张便签：‘已退役，感谢服役两年三个月。’