端午节前最后一个周五，市场部总监老周在群里发了一条消息：‘活动方案找不到了，去年的物料设计也没人能对接，谁来救个场？’

没人回。

五分钟后，行政部的小陈默默甩了个链接进来：‘2023年端午品牌活动-完整归档包，含执行流程、供应商合同、设计源文件权限、报销记录和复盘报告。’

群里静了三秒，老周回了个‘牛’字，后面跟了五个赞。

这事后来在茶水间传开了。有人问小陈是不是早有预谋，她笑说：‘哪有什么预谋，就是每次有人离职，我都让他们交一套“活”的交接清单。’

不是文档，是流程

很多人以为交接就是写个Word，列个‘账号密码+待办事项’就完事。但小陈发现，这种静态文档三个月后基本作废——密码改了、项目停了、联系人换了，新来的同事打开文档，看得一头雾水，最后还得重新问一圈。

所以她从半年前开始，把交接当成一个‘微型项目’来管。比如上个月市场部策划小林离职，小陈没让她交文档，而是带她用蓝点通用管理系统搭了个‘交接工作台’。

这个工作台长啥样？

首页是个看板，分四栏：‘待移交’、‘已确认’、‘待跟进’、‘已完成’。每个任务卡片里，不只是文字说明，还能挂截图、录音、甚至录屏操作流程。比如小林交接‘公众号排版权限’时，直接录了一段两分钟的操作视频，标注了后台哪个按钮不能乱点，还附上了编辑器账号的二次验证绑定方式。

最关键是，这些任务不是一次性交付，而是设置了‘确认人’。比如‘供应商联络表’移交后，必须由接任的同事点击‘确认接收’并测试拨打一个电话，系统才会标记为完成。否则一直挂在‘待跟进’里，每天自动提醒双方。

意外的好处：交接变培训

一开始大家嫌麻烦，觉得‘走个形式而已’。但很快发现，这套流程反而减轻了后续沟通成本。新来的实习生小吴接手小林的工作第三天，就独立完成了推文发布，因为她看了那几段录屏，比现场教还清楚。

更巧的是，财务部后来想查去年端午活动的发票报销路径，翻遍邮件都没找到完整链条。小陈调出那个交接工作台，直接导出了所有关联凭证和审批节点，连当时临时垫付的打车票都标记得清清楚楚。

这件事让几个部门意识到：交接清单其实是一种‘知识保鲜’。很多隐性经验，比如‘跟印刷厂砍价时一定要提季度用量’、‘海报设计避开红色渐变，容易偏色’，平时没人记，一换人就丢。现在通过系统化的任务描述和附件沉淀，反而留了下来。

从‘人走茶凉’到‘人走茶温’

小陈的做法慢慢被其他部门借鉴。技术部开始用类似模板交接测试环境配置；人事部把试用期员工的培训任务也搬了进去，设置成‘自动流转’——每完成一个学习任务，系统自动解锁下一个，主管随时看进度。

有一次保洁公司更换负责人，行政组试着用这个系统做服务交接。前任负责人上传了各楼层清洁重点的照片标注，比如‘4楼茶水间冰箱背后每周需除霉’，新来的主管照着做了一遍，客户满意度反而提升了。

现在公司内部已经没人叫它‘交接清单’了，都管它叫‘茶温系统’——意思是，哪怕人走了，事情的温度还在。

上周，小陈收到一封来自已离职小林的微信：‘你们那个系统能不能开放给个人用？我现在新公司，带三个新人，全靠回忆当初怎么交接的，脑子快炸了。’

小陈回了个笑脸：‘早就能用了，注册就行。’