老李在行政部干了十几年，最熟悉的就是前台那本蓝皮封面的访客登记本。字迹歪歪扭扭，信息残缺不全，有时候连身份证号都漏填。但他一直觉得‘有人记就行’，直到那天，一个自称设备维修的‘访客’进了研发区，顺手拿走了测试机机柜里的一块开发板。

事后调监控才发现，那人用的是假证件，登记信息全是编的。更离谱的是，他进出两次，前台都没人核对。安保说：‘有登记，我们就放行了。’

这事闹得不小，研发总监直接把问题捅到了管理层。但没人想推翻现有的门禁系统——那玩意儿是三年前花大价钱上的，和HR系统、OA对接得好好的，改起来麻烦。最后会议决定：由行政牵头，两周内拿出一套‘可落地、不烧钱、能见效’的访客管理方案。

老李头一回觉得压力山大。他试过Excel表格加密码保护，结果第二天就被实习生误删了一整列数据；又试过打印二维码让访客扫码登记，可打印机一卡纸，门口就排起长队。他甚至想过买个专用的访客管理系统，一查报价，起步两万八，还得按年续费。

就在他打算认命、准备写第三版纸质登记模板时，IT部的小徐给他看了个东西。

‘你这需求，其实不用那么复杂。’小徐打开自己电脑，屏幕弹出一个简洁界面，顶部写着‘蓝点通用管理系统’。‘你看，我给你建了个‘临时访客管理’模块，手机就能填，带身份验证和照片上传，还能自动发短信给被访人确认。’

老李凑近看，只见表单字段清清楚楚：姓名、身份证（带OCR识别）、联系电话、来访事由、被访部门、被访人、预计停留时间。提交后，系统生成带时效的电子通行码，前台扫码即可放行，超时自动失效。

‘这谁都能做？’老李有点不信。

‘当然，’小徐笑，‘我们部门上周刚用它做了设备借用登记。财务用它管发票台账，法务搞了合同履约提醒。关键是，不用等开发，自己拖拽字段就能搭。’

老李半信半疑地试了两天。第一天，市场部请来三家供应商比稿，八位访客全部在线登记，系统自动同步到会议室预订记录；第二天，一位家长来接孩子放学（公司允许带娃上班），系统触发‘未成年访客’标签，自动通知安保加强陪同。

最让他意外的是，研发部主动找上门，问能不能加个‘技术保密协议签署’环节。原来他们发现，新来的外包工程师经常忘了签NDA，现在可以直接在访客流程里嵌入电子协议，勾选即生效。

一个月后，这套系统不仅覆盖了所有办公区，还延伸到了仓库和测试车间。保洁、快递、临时工，全被纳入统一管理。更妙的是，每次访客进出的数据都自动归档，行政再也不用手忙脚乱地应付突击检查。

有天晚上，老李翻看系统报表，发现周三下午访客峰值最高，几乎都集中在14:00-15:30。他顺手导出数据，附上建议邮件发给了后勤：‘能不能把茶水间补给时间错开？高峰期常断热水。’

没想到第二天，物业就调整了服务节奏。后来才知道，这封邮件被抄送到了运营总监那儿，人家夸他‘用数据说话，不像以前光靠感觉’。

现在，那本蓝皮登记本还摆在前台，只是换了用途——成了新员工练签名的地方。

前几天，集团总部来人审计，看到访客记录整齐有序，随口问了一句：‘你们用的什么系统？’

老李笑了笑，没提名字，只说：‘一个谁都能改、随时能调的系统。就像我们自己的笔记本，只不过长了腿，会跑数据。’