上个月月底，行政部老李在整理月度办公耗材报表时，发现一个奇怪的现象：技术部那台彩色激光打印机的纸张消耗量，连续三个月都排在全公司第一，比设计部还高。

他没多想，先去打印室翻了翻那台机器旁边的手写登记本。本子上歪歪扭扭记着日期、部门、页数，有的字迹潦草得像医生开的处方。翻到第三周，一行字引起了他的注意：‘技术部-项目A-测试报告-双面彩打-68页-王工’。第二天又是一行：‘技术部-项目A-用户手册草案-单面彩打-120页’……

老李皱了皱眉。这些文档动辄上百页，还都是彩色打印，一张A4纸的成本加上墨粉，怎么也得八毛钱。一份手册打出来快一百块了。问题是，谁在批这种打印？为什么没人管？

他把这事随口跟财务的小陈提了一嘴。小陈正为季度成本分析头疼，一听来了兴趣：‘我们一直搞不清研发项目的间接成本分摊，差旅、会议这些还好说，这种隐性资源消耗根本看不见。’

两人一合计，决定拉上IT的小刘做个简单系统。最初想法很朴素：给每台打印机装个计数器，自动记录打印人、时间、页数、是否双面。但问题来了——技术部有些敏感项目，不能随便留痕；设计部经常要打样，流程又和普通打印不一样；更麻烦的是，不同部门对“成本归属”的定义完全不同。

小刘试了市面上几款打印管理软件，要么太死板，只能按部门统计，没法关联具体项目；要么要改AD权限，牵一发动全身。最后他在公司内部论坛翻到一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能让非技术人员自己搭应用。

他花了一个周末研究，用里面的表单设计器建了三张表：一张是‘打印申请单’，字段包括申请人、部门、关联项目、文档类型、预估页数、是否紧急；一张是‘设备使用日志’，对接打印机API自动抓取实际输出数据；第三张是‘成本映射表’，把纸张、墨粉、设备折旧按规则折算成单价。

最关键是加了个‘流程引擎’。普通文档走快速通道，自动放行；超过50页的彩色打印，就得填项目编号，系统自动推给项目经理审批；涉及保密项目的，可以选择匿名打印，但成本仍计入项目总账。

上线两周后，神奇的事发生了。技术部王工本来随手就打，看到要填项目编号，顺口问了项目经理一句：“这版手册真需要现在打出来吗？客户说他们更想要电子版。”项目经理一查，发现这个阶段的文档迭代太快，纸质版打出来可能下周就作废了。一句话，省了三百多页彩打。

设计部那边更绝。他们把‘打样申请’和‘客户确认流程’挂在一起，系统自动生成带水印的样稿，并提醒‘本次打样成本将计入客户B项目’。有个设计师笑称：“现在连打张草图都有种‘为KPI而战’的仪式感。”

最意外的反馈来自财务。以前做项目复盘，间接成本全是拍脑袋估算。现在系统能跑出一张明细：项目A总耗电XX度，打印支出XXX元，会议室占用折算XXX元。虽然这些数字未必精确到小数点后两位，但至少让管理层第一次看见了那些“看不见的成本”。

有次高管会上，CFO展示了一张热力图：X轴是项目周期，Y轴是隐性资源消耗，几个红色峰值正好对应三次大规模内部评审。CEO盯着看了两分钟，说了句：“原来我们最贵的不是服务器，是开会。”

现在那台彩色打印机旁，手写本早就撤了。取而代之的是墙上一张二维码，扫一下就能提交打印申请。老李也不用月底手动统计了，每月初系统自动生成《各部门资源消耗健康度报告》，连建议优化项都列好了——比如“技术部Q3双面打印率低于均值17%，可加强宣导”。

前几天保洁阿姨路过，看见报告标题念了两遍，回头问他：“李哥，这‘健康度’……是不是跟体检差不多？”

老李笑了：“差不多。以前光知道机器会坏，现在才知道，浪费也会‘亚健康’。”