周三下午三点，行政部的小王坐在工位上盯着电脑发愣。屏幕上是一张密密麻麻的Excel表格，标题是《2024年Q3会议室使用登记汇总（最终版-修订版2）》。这已经是他这周第三次收到这个‘最终版’了。

事情起因很简单：公司最近搬了新办公楼，会议室从原来的6间增加到12间，还多了几个带视频会议系统的智能会议室。按理说资源更充足了，但大家反而抱怨‘订不到会’‘开了半小时发现被强占’‘投影仪连不上还得打电话找IT’。

最离谱的是上周五，市场部和客户约了线上签约会，提前一周邮件确认了803会议室，结果当天过去发现门锁打不开——系统里根本没授权他们的卡权限。后来一查，原来那间会议室被临时改成了‘高管闭门战略会’，但没人通知行政更新权限名单。

小王决定动手梳理这张混乱的表。他先把所有预定记录按时间拉出来，再手动补上每次实际使用情况（有些同事用完忘了取消预定），然后对照门禁日志和设备启用记录做交叉比对。干了整整一个下午，他发现了几个诡异的现象：

第一，有三间会议室每周一上午9:00-12:00永远显示‘已预定’，但门禁记录显示几乎没人进去过；

第二，带视频系统的305会议室利用率只有17%，而普通会议室却经常冲突；

第三，有两次跨部门协作会议，因为设备不兼容，临时换了三次场地。

他把数据做成可视化图表发到管理群，配了一句话：‘我们可能不是缺会议室，是缺一套看得见的规则。’

第二天开管理会，老板没批评任何人，反而笑着说：‘看来我们的会议室，活得像薛定谔的猫——既被预定又没被使用。’

会后技术总监老陈找到小王，问他能不能做个动态看板，把会议室状态、设备配置、权限组、甚至白板笔余量都集成起来。小王苦笑：‘我要会写代码就不在行政部了。’

老陈倒没走，反而掏出笔记本记了点什么。两周后，公司内网多了一个叫‘空间调度中心’的应用。它长得不像传统OA系统那么死板，界面有点像拼乐高：左侧是会议室卡片，点击能看实时占用状态、设备清单、最近清洁时间；中间是拖拽式预定区，支持按‘是否需要投影’‘容纳人数’‘邻近茶水间’等条件筛选；右侧还能自定义提醒规则，比如‘预定后24小时未确认则释放资源’。

最让小王惊讶的是，这个系统居然是他自己‘搭建’的。人事部之前给全员培训过一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是‘人人都是流程设计师’。他原本以为就是个 fancy 的表单收集器，直到那天老陈带着他用了三个午休时间，在上面拖拖拽拽就搭出了这个调度中心。

现在，市场部预定会议室时，系统会自动检查参会人门禁权限，缺谁补谁；IT部给305室加装了新麦克风，信息同步更新后，预定页面立刻标注‘支持降噪通话’；就连保洁阿姨也有了自己的视图——哪间会议室今天有五场会议，就优先补充纸巾和矿泉水。

前几天，财务部突然找小王要了一份‘会议室单位使用成本分析’。原来他们发现，某些团队长期霸占大会议室开小会，光空调和照明每月多烧掉近两万电费。现在这部分成本开始按实际使用分摊到项目头上，连带着会议时长都缩短了15%。

前两天茶水间闲聊，有人问小王是不是偷偷去读了MBA。他晃了晃手里的咖啡杯：‘哪有，我只是学会了让资源自己说话。’

其实他知道，真正改变的不是那套系统，而是大家开始习惯问：这个流程，能不能被看见？能不能被调整？如果我现在不动手修，明天会不会又有客户站在打不开的会议室门前？