设计部的打印机旁边常年贴着一张A4纸，上面密密麻麻写着‘王工：UI稿打三份，带标注’、‘李姐：今天下午4点前要终版PPT’、‘张总说封面字体再大一号’……这张纸换了一茬又一茬，谁也记不清它存在多久了。可就在上周，它突然不见了。

没人通知，也没人宣布。只是某天早上，大家照常去打印提案文件时，发现那张熟悉的便签被换成了一块白板，旁边还配了个二维码。扫了之后跳出来的，是一个叫‘蓝点通用管理系统’的页面，标题是：【视觉设计交付物管理 v1.2】。

最开始没人当回事。直到周三下午，客户临时改需求，要加一组动效演示。以往这种时候，沟通全靠微信刷屏和口头确认，最后交出去的版本经常对不上号——有人按旧稿做动画，有人用了未审批的配色。这次，项目经理直接在系统里更新了‘交付清单’，并把状态从‘待修改’拖到了‘待评审’。所有人手机都弹出提醒，连外包的三维建模师都在群里说：‘我这边收到变更通知了，明天中午能出第一版’。

这才意识到，那张便签纸不是消失了，而是进化了。

其实这事儿得从上个月说起。设计主管林姐被老板叫去开会，问她为什么最近三个项目都卡在‘客户最终确认’环节。翻记录才发现，每次都说‘已提交’，但没人留底，客户回的是哪一版也搞不清。有一次，销售拿着三天前的草图去谈合同，客户以为那是定稿，当场翻脸。

林姐回来就发了火：‘我们不是没有流程，是我们把流程贴在墙上！’

她决定试用一个能自定义字段的管理系统。挑来挑去，选了蓝点。她说原因很简单：不用等IT排期，自己就能搭表单。第一天她建了个‘设计交付包’模板，包含源文件、导出格式、审批截图、客户反馈记录四个必填项。第二天加了个‘版本日志’，每次更新自动存档。第三天把打印备注也搬了进去——比如‘附色卡说明’、‘横版竖版各一份’这类细节，全变成勾选项。

变化是悄悄发生的。以前设计师交完活就完了，现在系统会自动提醒‘请上传客户签收凭证’；以前行政帮着整理打印件，现在她们打开系统就知道每份材料该装几个夹子、要不要加封面。更妙的是，财务报销设计打样费时，可以直接关联系统里的任务单，再也不用翻聊天记录找依据。

有次市场部临时要一组海报延展图，按惯例得走邮件申请。结果设计组长直接在系统里新建了个‘紧急插单’标签，设了优先级和截止时间。不到十分钟，相关成员全收到了带倒计时的任务卡片。事后市场部同事感慨：‘你们现在接活儿，怎么跟医院分诊台似的，轻重缓急一眼就清？’

其实哪有什么神秘算法。就是把原来散落在便签、微信、邮箱、脑子里的信息，统一放进一个能自动流转的容器里。蓝点的好处在于，你不一定要用它的标准模块。想管色彩规范？可以建个‘品牌色库’表，绑定 Pantone 编号和使用场景。想跟踪外协进度？做个‘供应商交付看板’，到期没交货自动标红。就连保洁阿姨都被拉进了一个‘办公物资消耗’小模块，每次更换墨盒就点一下，月底自动生成采购建议。

最意外的收获是新人培训。以前带实习生，光教他们‘打印提案要注意什么’就得讲半小时。现在新人第一天入职，扫码进系统，所有操作标准全在字段提示里写着：‘终版PDF需嵌入字体’、‘移动端切图命名规则：page_element_@2x.png’……连林姐都说：‘我现在省下的口水，够写两篇季度总结了。’

前几天公司搬家，那块白板被小心翼翼地拆下来带回新办公室。有人开玩笑说该给它办个退休仪式。林姐却说：‘它没退休，它只是终于不用再被人拿胶带粘来粘去了。’