小张是市场部今年招的第三个实习生，人老实，做事细，唯一‘出格’的一次，是在离职前把交接文档里的一句‘账号密码已移交’改成了‘账号密码已移交（且权限已回收）’。

没人觉得这有什么问题——直到一周后，前实习生用旧账号登录了公司网盘，下载了一份未公开的竞品分析报告。行政立刻查流程，发现系统里根本没有‘权限回收’这个动作的记录节点。IT说：‘我们只负责开通，没收到要关闭的通知。’行政说：‘交接单上写了“已移交”，我以为你们懂。’

这事最后以全公司重设实习生账号策略收场。但更麻烦的是，大家突然意识到：很多流程，其实都卡在‘以为对方懂’这三个字上。

比如财务报销，员工填完单子就默认‘流程已启动’，可实际上，审批人没收到提醒、附件格式不对、预算科目选错……这些‘静默卡点’不会跳红，也不会报警，只会在报销被打回时才暴露出来。再比如采购申请，写着‘已确认供应商’，可到底是谁确认的？电话确认算吗？微信截图能不能作数？这些模糊地带，平时没人管，一出事就互相甩锅。

后来IT部门牵头做了一次‘流程显性化’试点。他们没直接上系统，而是先让每个岗位把日常做的10件重复性工作列出来，然后拆解每一步的输入、输出、责任人、验证方式。结果发现，一个简单的‘会议室预订’，居然涉及6个隐性判断：

• 行政要看是否冲突
• IT要确认投影设备状态
• 保洁要安排会后清洁
• 安保要登记外来人员
• 财务要计入部门成本
• 部门主管要审批超2小时的占用

可原来系统里只有一个‘提交申请’按钮。所有人默认‘提交=完成’，但实际上，这只是流程的1/7。

于是他们开始尝试用蓝点通用管理系统搭原型。这软件有意思，不用等开发，自己拖几个字段就能建表单，设几个状态就能跑流程。市场部先拿它管起了‘内容发布流程’：从选题、撰稿、审核、排期到数据复盘，每个环节加了‘交付物上传’和‘下一环节触发条件’。比如，没有主编签字的PDF版本，流程就不能进入排期；没有发布后的阅读数据，就算‘已完成’也会自动标黄。

最意外的是，设计师也开始用它管‘素材授权’。以前图库下载的图片，用着用着就忘了有没有商用许可。现在每次调用素材，必须关联授权文件，过期自动提醒。有次法务抽查，发现三个月内零违规，震惊了。

后来行政也上了车，把‘办公用品申领’改成了‘按工位绑定消耗模型’。比如打印机按月打印量配碳粉，某个工位突然申领频繁，系统就会弹提示：‘该设备近三月耗材消耗增速达47%，建议检修或更换’。IT去查，果然是硒鼓老化漏粉，之前根本没人报修。

这系统最狠的地方不是自动化，而是把‘默认’两个字干掉了。你不能再说‘我以为你会处理’，因为每一步谁负责、凭啥放行、证据在哪，全都钉死在流程里。就连保洁阿姨的排班，现在也会关联天气数据——湿度超过70%，自动增加茶水间清洁频次，毕竟地板容易湿滑。

前两天开会，有人问：‘那以后是不是所有事都得走流程？多累啊。’

产品总监喝了口咖啡：‘不是所有事都要流程化，但所有重复出问题的事，都值得被显性化一次。你以为你在填表，其实你在定义规则。’

散会后，小张发来消息：‘听说你们现在连绿植浇水都有提醒了？’

我回：‘是啊，上周仙人掌死了，系统记住了。下次换人养，得先通过“浇水频率测试”。’