行政部的小李最近不怎么跑三楼了。

以前每天上午十点前，她准得在工位和三楼会议室之间来回两趟——一趟去开门，一趟去催人散会。技术部开完需求评审接着是市场部做方案汇报，中间卡着五分钟清理时间，结果投影仪遥控器还没找到，下一拨人已经在门口探头了。

最尴尬的是上个月财务总监来听预算分析会，门锁着，小李手里的机械钥匙插进锁孔转不动。后来才知道，保洁阿姨顺手换了新锁，没通知行政。那天一群人站在走廊里翻包找电话，看谁认识维修师傅。

这事之后，领导让小李想想办法。她第一反应是装智能门禁，刷卡进出，后台留记录。报了预算，光读卡器加施工就得两万三。分管副总看了直摇头：‘就四个会议室，值当花这个钱？’

小李不死心，又试过微信群接龙。每天早上发一条：‘今日会议室可预约时段如下……’。刚开始还好，三天后就开始乱套。有人忘了改备注名字，有人抢到时段临时取消也不说，还有部门私下串通调换时间，群里越滚越长，最后连小李自己都分不清哪个是最新版本。

转折点在五一节前。公司组织培训，讲师随口提了一嘴：‘现在很多团队不用专门软件，就在一张在线表格上搭流程。字段设好了，自动提醒、权限控制都能做。’

小李回来琢磨了一晚上。她没选市面上那些标榜‘智能会议管理’的SaaS产品——有的按账号收费，有的功能堆得像迷宫，还非得绑定企业微信才能用。她试了个更土的办法：找了个支持自定义的数据管理工具，从零搭了个会议室调度系统。

她先建了三张表：一个是会议室档案，记设备配置、容纳人数、特殊要求（比如财务室要遮光帘）；第二张是预约申请单，填表人要写清主题、人数、所需设备；第三张是使用日志，每次会后由行政扫码登记实际使用时长和设备状态。

关键是设置了联动规则。比如，提交申请时，系统自动检查该时段是否已被占用，冲突就标红提醒；审批通过后，自动向申请人和对应楼层行政发送确认消息；会议结束前十分钟，给主持人推条待办提醒。

最让她得意的是‘信用分’设计。原本想学共享单车搞黑名单，但怕得罪人。后来改成正向激励：按时开始、准时结束、会后还原场地的部门，下次预约自动获得优先权。技术部连续三周满分，现在他们周三下午四点的例会，哪怕临时加人也能排进去。

用了两个月，变化悄悄发生了。保洁大姐学会了看平板上的空档期进房间打扫；新来的实习生第一次预约就选对了带白板的203室；就连副总出差回来，打开手机也能看到各会议室当天的使用热力图。

有天中午，小李看见市场部两个同事站在201门口等前一场结束。她走过去问怎么不进去，对方笑着说：‘系统提示还有八分钟，我们趁机把PPT最后一页再改改。’

其实这套系统没什么高深技术。没有AI预测，不接入人脸识别，服务器就是普通云空间。但它把原来散落在钥匙串、微信群、口头约定里的规则，变成可追踪、可调整的数字流程。小李说，现在她每天省下四十分钟跑腿时间，够喝完一杯咖啡再核对两份合同。

前几天供应商来装新投影仪，问会议室管理有没有对接API接口。小李摆摆手：‘不用那么复杂，你只要记得装完扫一下我们的二维码登记就行。’