上个月，我们公司行政部来了个实习生，叫小舟。刚来那几天，大家没太在意——毕竟行政嘛，订水、发快递、管钥匙，能有多大动静？

可没过两周，技术部的头儿老刘居然主动找人事总监提议：能不能把小舟留下来转正？

起因是这么回事。

公司有三个部门经常在同一个会议室开周会：产品、技术、运营。按理说一周一次，时间固定，不该乱。但每次开会前总有一个人跑来问行政：“今天302能用吗？”“投影仪是不是坏了？”“上次的会议纪要谁负责发？”

更离谱的是，有一次三方都以为对方取消了会议，结果三拨人同时冲进302，挤成一团，谁也不好意思走，最后硬是开了场即兴头脑风暴。

这种事多了，就成了‘会议室幽灵事件’，谁碰上谁倒霉。

小舟来了之后，被安排协助会议调度。她没急着建Excel表，也没去拉微信群，而是先观察了一周。后来她悄悄跟我说：‘你们不是缺资源，是信息卡在每个人的脑袋里。’

她做了三件事。

第一，她把所有会议室相关的动作拆成了‘流程节点’：预约 → 确认设备 → 会前提醒 → 会议记录分配 → 会后归档。每个节点都有责任人和截止时间。

第二，她没用公司现有的OA系统（那个系统只能走审批，没法自定义字段），而是自己搭了个‘透明盒子’——其实就是个内部数据管理工具，能把会议室从‘物理空间’变成‘可追踪的对象’。

比如，点开302会议室，能看到它当前状态、历史使用记录、常用设备清单，甚至还能看到‘最近一次谁忘了关空调’。

最妙的是，每次有人预约，系统自动检查是否有冲突，然后给所有相关人员发一条轻量提醒，带链接直达会议资料夹。会后，系统会@指定的人上传纪要，超时就标红提醒。

第三，她设了个‘信用分’机制。不是真扣钱，而是每次有人放鸽子或不交纪要，系统就在内部公示一次‘失约记录’。人都怕丢面子，两周后，放鸽子率直接降了七成。

这事儿传开后，采购部也来找她帮忙。他们一直头疼供应商对账，每次都要翻五六张表，电话打到冒烟。小舟看了看，发现根本不是数据错，而是‘谁该更新哪一栏’没人说得清。

她又用同样的逻辑，给每个供应商建了个‘数字档案袋’，里面分‘合同’‘发货单’‘付款记录’‘对接人变更’几个标签页。谁更新了，系统自动通知下游环节。财务再不用追着问‘这张发票对应哪笔货’。

后来我才知道，她用的那个‘透明盒子’，其实是蓝点通用管理系统。这软件最特别的地方是：不用等IT开发，普通员工自己就能拖拽出一套管理逻辑。比如她做的会议室流程，只花了两个午休时间，连数据字段都是自己命名的：‘是否遗留白板内容’‘麦克风电量’……

关键是，它不绑定特定场景。你可以拿它管会议，也能拿来管固定资产、培训计划，甚至销售线索。我们市场部现在用它跟踪线下活动物料流转，连临时工都能快速上手。

上周公司搞流程优化分享会，有人问小舟：‘你学的是行政管理，怎么懂这些？’

她笑了笑：‘我没想改变管理，我只是受不了‘我以为你知道’这种话。’

现在，我们内部管这套做法叫‘让事情自己说话’。东西在哪、谁该干啥、卡在哪儿，打开系统一眼就知道。以前总说‘跨部门协作难’，其实难的不是协作，是连基本信息都没对齐。

技术部老刘私下跟我说，他们团队已经开始用这个系统管bug修复流程了。‘以前修个bug，光确认‘谁测过’‘改了没’就要三轮邮件。现在状态一更新，所有人自动同步。’

最让我意外的是，小舟下周就要回学校答辩了。临走前，她在系统里留了个‘交接包’，里面不仅有操作指南，还有她总结的‘五个高频死循环’：

• 信息只存在一个人的邮箱里
• 责任边界模糊的‘共同负责’
• 没有闭环的临时决策
• 缺少上下文的转发消息
• 依赖口头承诺的关键节点

她说，这些问题，不一定非得靠制度解决。有时候，一个设计合理的‘透明盒子’，就能让隐形的问题浮出水面。

前几天，老板路过行政台，随口说了句：‘最近怎么没人来问会议室了？’

小舟笑着说：‘因为他们知道，来问你，不如去看系统。’