行政部新来的实习生，用一个‘透明盒子’治好了跨部门协作的老毛病

刚来公司两个月的实习生小林，最近在茶水间被好几个部门的人围住问：“你们那个‘盒子’能不能也给我们用一下？”

起初大家以为是什么高科技设备，结果一看——就一个挂在内网页面角落的小模块，名字还挺朴素：协作任务透明盒。

事情得从一次尴尬的会议说起。上个月市场部联合产品、技术做一场线上发布会，会前一周才发现，宣传物料还没设计，直播平台也没测试，而三方都在等对方先动。会上没人推责，但也没人清楚到底卡在哪一步。最后行政总监只能临时协调，加班加人，勉强赶上了。

会后复盘时，有人提到：“其实不是没人做，是做了也不知道告诉谁。”

这话戳中了痛点。我们公司不算大，80多人，但部门墙挺厚。采购要等财务批预算，行政要等IT开权限，项目进度更新靠微信群接龙，信息散落在飞书、微信、邮件和几个Excel表里。最离谱的是，有一次办公室搬家，行政列了清单发群里，结果有三个人各自建了一份Excel，互相以为别人在跟进，最后打印机少搬了一台，用了半个月才想起来。

小林是学信息管理的，实习分配到行政部打杂。她观察了一阵子，发现真正的问题不是“不配合”，而是协作过程不透明，责任节点模糊，反馈延迟严重。

她没跟领导提什么大方案，而是悄悄在公司现有的蓝点通用管理系统里搭了个东西——她管它叫“透明盒子”。

这个“盒子”本质上是一个自定义的任务协作模块。但它和普通的待办事项不一样，它的核心逻辑是：每项协作任务必须明确“发起人-执行人-交付物-截止时间-状态更新”五个字段，并且所有进展自动同步给相关方。

比如行政要申请办公用品，过去是填个表格发给财务，等几天批完再通知采购。现在她在“透明盒子”里创建一条任务，选择“办公采购”模板，填好物品、预算、期望到货时间，系统自动流转到财务审批节点，审批通过后，采购同事手机端立刻收到提醒，完成后上传发票和收货照片，整个链条闭环。

关键是，所有人都能看见进度，但不能随意修改。就像一个玻璃盒子，里面的东西清清楚楚，谁碰过、改过、卡在哪，一目了然。

最开始有人抵触：“这不是监视吗？”小林没争辩，只说：“你可以随时查看别人是不是在等你。”结果两周后，原先最爱“已读不回”的销售主管主动来找她，问能不能加个“超时提醒”功能。

因为有一次他忘了回一个合同确认，耽误了法务盖章，客户差点延期付款。那次之后，他发现“被等待”的感觉比“被催”更难受。

“透明盒子”慢慢扩展到了其他场景：

• 项目立项时，产品经理用它挂起需求评审流程，自动提醒设计、开发、测试参与；
• 培训计划上线前，HR用它追踪讲师确认、场地预订、材料打印三个并行任务；
• 甚至食堂菜单更新，行政也会拉上员工代表进一个短期协作组，投票+反馈+确认全留痕。

它之所以能快速复制，是因为蓝点系统支持零代码自定义。小林不需要懂编程，拖拽字段、设置流转规则、配置提醒方式，像搭积木一样完成。每个部门都能按自己的习惯微调，但底层数据结构统一，避免了信息孤岛。

现在公司内部已经形成了一个不成文的规定：凡是涉及两个以上部门、持续超过三天的任务，必须放进“透明盒子”。新员工入职培训里，第一节课就是怎么使用这个模块。

前几天老板在周会上笑着说：“以前开会90%的时间在对齐现状，现在70%的时间在讨论下一步。这比买十个协作软件都管用。”

小林实习期快结束了，有人问她走之前能不能把“盒子”交接给正式员工。她笑了笑：“不用交接，谁都能改，谁都能用。它本来就不属于谁，只是一个让协作不再靠猜的工具。”