我们办公楼有8层，每层都分区域保洁。以前每天下午4点，行政都会在群里发一遍：‘请各区域负责人确认今日清洁是否完成’。消息一发，群里就开始冒泡——‘B区拖了’‘洗手间还没扫’‘会议室临时加会，推迟半小时’。没人想当那个催的人，可不催又真会漏。

后来保洁主管王阿姨提了个建议：贴标签。

不是普通的纸条，而是三色即时贴——绿色代表已完成，黄色是进行中，红色是未开始。每完成一个区域，就贴上对应颜色。起初大家觉得太土，像是幼儿园评比栏。但用了三天，整个流程居然顺了。

最明显的变化是，行政不再需要挨个问。路过楼层时瞄一眼门框上的标签，心里就有数了。更重要的是，保洁员之间开始有了默契。比如看到隔壁组贴了红标，就会顺手提醒一句：‘你们那块还没动？我这边快收尾了，要不要搭把手？’

这其实是个很朴素的可视化管理实践。把抽象的‘进度’变成肉眼可见的颜色信号，信息传递效率直接拉满。但问题也来了：标签贴久了会掉，有人忘记更换，还有人图省事直接全贴绿的应付检查。

于是我们试着把这套逻辑搬到了系统里。

之前用过几个固定模板的工单系统，要么字段太多，要么流程僵硬。比如系统默认每个清洁任务必须拍照上传，可实际上擦窗和倒垃圾根本不需要拍。后来换了蓝点通用管理系统，最大的好处是：我们可以自己搭一套‘楼宇清洁看板’。

建了三个基础模块：区域、责任人、状态。状态就是红黄绿三种选项，点击切换，自动记录操作人和时间。每个区域生成一个二维码，打印出来贴在服务间门口。保洁员手机扫一下，点个‘开始’，状态自动变黄；完成后点‘提交’，选是否需复查，再传一张现场照（可选），状态变绿。

最实用的是那个‘异常备注’字段。有次3楼东侧空调出风口积灰严重，清洁员老李在备注里写了：‘此处每周需深度除尘，当前抹布无法清理，建议配长毛刷’。这条记录被自动归类到‘高频问题区’，两周后行政采购就批了专用工具包。

系统还设了自动提醒。每天下午3:30，未完成区域的责任人会收到一条企业微信消息：‘您负责的5F西侧走廊尚未开始清洁，请确认进度’。不是问责，只是提示。反而让人更容易接受。

更意外的是，物业经理开始用这个数据做排班优化。他导出近一个月的状态变更时间戳，发现每周二、四上午9点到10点，公共茶水间总是延迟清洁——因为那会儿正好是保洁交接班。于是把交接时间错开半小时，问题自然消失。

这套系统没花额外开发成本，所有功能都是通过拖拽字段、设置规则自己配出来的。就连王阿姨都学会了改状态选项的颜色——她觉得原来的绿色不够醒目，换成荧光绿后，她说‘一眼就能看见，像路灯’。

现在新来的保洁员培训，第一课就是扫码更新状态。有次实习生忘了切换，被王阿姨拉到墙边看大屏：‘你看，系统里你这片还是红的，领导开会前一看，以为没人管，又要打电话问’。小丫头当场脸红，第二天主动做了个便利贴贴手机背面：‘做完先扫码’。

管理有时候就是这样，不一定要多高深的理论。一个颜色，一个按钮，一次随手的备注，可能比十次晨会都管用。关键是让每个人都能用自己的方式参与进来，而不是被流程推着走。

上周集团来检查，看到我们的大屏实时显示各区域状态，还夸我们‘数字化做得好’。其实哪有什么高科技，不过是把王阿姨的即时贴，换成了不会掉的电子标签罢了。