我们公司有三台打印机，两台在行政区，一台在技术部角落。按理说够用了，但每隔两周行政就要申请采购加急A4纸——不是预算内的那种，是走‘特殊支出’的那种。

最离谱的一次，财务翻台账发现，上季度光是‘紧急补货’就买了17箱纸，而标准月耗本应不超过6箱。老板问了一句：‘谁在用？’没人答得上来。

后来我才知道，这背后有个‘纸张黑市’。

所谓黑市，其实挺朴素：谁要用大量打印，比如做标书、整材料、赶汇报，就会悄悄找行政小李‘借’一两包。小李也不好拒绝，毕竟都是同事，又不是贪墨，就随手从库存拿出去了。可这一‘借’就没下文了，既不登记，也不还，久而久之，库存对不上，采购压力全堆到月底。

更麻烦的是，有人开始‘倒卖’——比如市场部小刘发现行政管得松，干脆一次性借五包，分给组里人轮流用，美其名曰‘资源共享’。还有人把彩色打印偷偷算成黑白，反正没人查。

这事拖了半年，直到新来的行政主管老吴搞了个‘打印物资追踪表’。

他没一开始就上系统，而是先贴了张Excel在打印机旁边，标题叫‘今日取纸登记’，字段很简单：姓名、部门、数量、用途、签名。第一天，填的人寥寥无几。老吴也不催，每天早上来第一件事，就是把表格拍照发到行政群，说一句：‘今天还剩23包。’

奇怪的是，第三天开始，有人主动去填了。因为大家发现，一旦纸没了，就得等第二天补货，而补货要走流程，耽误事。

但手工登记终究麻烦，总有漏填、代签、写‘其他’的情况。老吴意识到，得让规则自己跑起来。

他就琢磨着找了个能自定义流程的管理系统——蓝点通用管理系统。这玩意儿不像传统OA那样死板，你想要什么字段、什么审批链，拖拖拽拽就能搭出来。

他先是建了个‘打印耗材申领’模块，包含几个关键设计：

• 每人每月默认额度50张A4，超出部分需部门主管审批；
• 彩色打印单独计数，每次自动扣减3倍额度；
• 申领时必须选择用途，比如‘合同打印’‘投标文件’‘内部会议’等；
• 打印机旁放个二维码，扫码直接提交申请，系统推通知给行政；
• 行政确认出库后，申请人手机端点‘已领取’，才算闭环。

最聪明的是，他还设了个‘额度转让’功能。比如财务小王本月只打了20张，可以转20张额度给市场部小张，前提是两人同部门或有上级批准。这样一来，资源流动起来了，但痕迹也留住了。

上线第一个月，A4纸采购量降了40%。第二个月，技术部自己提需求，说想加个‘碳粉余量预警’，接打印机自带的API数据，快没了就自动提醒行政下单。老吴说这也能搞，就在系统里加了个外部数据接入字段，定时抓取设备状态。

现在，那张贴在打印机边的Excel早就撤了。但有趣的是，有些人还是习惯性地在机器旁嘀咕：‘我刚申了30张，审批通过了吗？’

有一次，新来的实习生不知道这系统，顺手抽了半包纸就走。结果不到十分钟，手机弹出一条消息：‘您未完成申领流程，本次取用将记为临时借用，请于24小时内补单，否则影响下月额度。’

他吓了一跳，赶紧扫码补单。后来他在茶水间说：‘这哪是打印机，这是个监考老师。’

其实系统本身不复杂，关键是它把模糊的责任变成了可见的流程。以前‘借纸’是个情分问题，现在是个规则问题。情分还在，但不再需要牺牲管理来维持。

更意外的是，这个‘打印管理模块’后来被复制到了其他场景：IT部用来管U盘领用，行政用它追踪钥匙借用，连食堂阿姨都提意见，说能不能做个‘餐具损耗登记’，防止员工把不锈钢餐勺拿回家当收藏品。

老吴笑着说：‘一个系统能不能活，不看功能多强，看你有没有让人非用不可的痛点。’

现在公司内部已经形成一种默契：只要哪个物资开始‘神秘消失’，大家第一反应不是查监控，而是问——‘这个能不能上蓝点？’