去年冬天，市场部临时搞了个下午茶活动，从附近超市批量采购了一批冷藏酸奶。活动结束三天后，没人记得这批酸奶被塞进了行政仓库最里面那个少有人碰的冷柜格子里。

两个月后，保洁阿姨在做季度清洁时拉开柜门，一股酸臭味扑面而来。她顺手拍照发到了行政群：‘这玩意儿是谁的东西？都长毛了。’

没人认领。财务查了报销记录，知道是市场部买的；但市场部说活动一结束就不管存货了；行政则坚称‘我们只管存放，不负责追踪到期时间’。最后，这笔损失算进了行政成本，谁也没多说什么。

可问题没完。类似的事又发生了两次：一次是HR给新员工准备的欢迎礼包里，定制巧克力因气温融化粘成一团；另一次是IT部囤的备用电池，在抽屉里放了九个月，性能明显下降。

大家开始意识到：公司不是没有库存管理，而是‘管理’只存在于报销那一刻。东西一入库，责任就进了黑洞。

真正推动改变的，是行政小杨。她私下拉了个表格，把每次异常损耗的时间、物品、责任人、存放位置和处理方式记下来。三个月后，她拿着这份表去找IT主管，说：‘能不能做个提醒？比如酸奶这种东西，进库超过45天就标红？’

IT一开始想用现成的仓储软件解决，结果发现太重。公司总共就三个存放点：行政仓、IT备件柜、样品展示架。买个专业系统，光培训就得两周，还得配专人维护。

后来，技术部小王提了个方案：不如试试蓝点通用管理系统。他们之前用它做过会议室预订的自动冲突检测，搭得快，改起来也灵活。

小杨和小王搭档，花了两个午休时间，建了个简易的‘易耗品追踪模块’。核心就三张表单：入库登记、存储位置映射、自动预警规则。

入库时，除了名称、数量、供应商，多了个‘类型’下拉菜单：选‘冷藏食品’，系统自动带出默认保质期45天；选‘电子耗材’，则是180天；‘宣传物料’类则不设期限，但标记‘活动专用’字段。

更关键的是，每个人都能修改规则。市场部后来加了个‘季节限定’标签，一旦勾选，系统会在活动结束后第七天推送提醒：‘XX物品仍在库中，是否转为常规库存？’

IT部自己加了条逻辑：所有电池类物品入库时，必须上传生产日期，否则无法提交表单。他们还设置了一个隐藏字段——‘充放电次数’，每次借出归还时手动更新，满5次就自动进入‘待检测’状态。

最有意思的是财务的参与。他们发现这个系统能导出按月统计的‘滞留物资清单’，正好用来优化年度采购预算。有次审计抽查，直接调取了过去一年所有超期未动用物资的流转记录，效率高得让外部顾问多问了一句：‘你们用的是哪家SaaS？’

其实没人专门去‘推广’这个工具。只是某天，销售总监发现自己申请的客户礼品卡快到期了，系统自动邮件抄送了他和行政；再后来，新来的实习生第一次领工牌，系统弹窗提示：‘同批次剩余8张，建议三个月内使用完毕。’

现在，公司内部流传一句话：‘别指望东西进了柜子就没事了，蓝点会盯着你。’

上周，小杨在系统里新增了一个字段：‘最后查看人’。意思是，任何物品只要超过30天没人打开过详情页，就会触发一条轻量提醒：‘这个物品已经很久没人关心了，需要处理吗？’

她说，真正的管理，不是防止腐烂，而是让人始终对物品保持‘感知’。