行政部的小陈最近在公司里有点“出名”了——不是因为她做了什么惊天动地的事，而是她做了一张谁也没注意、但谁都离不开的表：打印耗材追踪表。

事情起因挺偶然。上个月财务对账，发现办公耗材采购金额比去年同期高出37%。没人说得清这多出来的钱花哪儿了，打印机墨盒像被黑洞吸走一样，买得勤、换得快，可就是没人知道用到了哪台设备、哪个部门、甚至是不是真的用掉了。

IT部门说他们只负责维修，不负责统计；采购说发票都对得上，供应商也没问题；行政则一脸懵：我们按需申购，流程合规，还能怎么办？

小陈负责耗材申领登记，每天都要处理十几个部门的申请。她发现一个怪现象：有些部门几乎每周都申新硒鼓，而有些机器明明刚换过，系统记录却显示‘正常’。更离谱的是，有次她去三楼会议室换粉盒，发现角落那台老式复合机底下堆着三个拆开但没装的原装硒鼓——标签都没撕，显然是忘了装还是根本没人用。

她开始怀疑：我们是不是在为‘幽灵耗材’买单？

最开始，她试着用Excel做了一个简单的表格，列了打印机编号、型号、上次更换时间、申领人、使用部门。但她很快发现，光记录不够。比如，同一型号的打印机，A部门用了8个月才换，B部门三个月就报废，差异这么大，是使用频率问题，还是操作不当导致损耗？有没有可能某些机器本身就漏粉严重？

她想加个‘异常反馈’字段，还想关联维修记录，看看是否频繁报修的机器耗材消耗也高。可Excel拖不动了——数据一多，筛选卡顿，多人编辑还总覆盖。她试过几个在线协作表格，但权限控制太弱，有人误删了历史记录，差点背锅。

就在她打算放弃的时候，同事推荐了蓝点通用管理系统。说是‘谁都能自己搭应用’，她一开始不信，觉得又是那种花里胡哨的低代码平台，学半天还用不明白。但真正上手才发现，它不像传统软件那样预设一堆固定模块，而是让你从零开始定义数据结构。

她先建了个‘打印机档案’，录入了全公司47台打印设备的基本信息：位置、型号、负责人、启用日期。然后建了‘耗材批次’表，记录每次采购的硒鼓、碳粉编号和入库时间。最关键的，是她搭了个‘更换记录’流程：每次换耗材，必须扫码登记设备编号、旧件序列号、新件来源、操作人，并上传一张旧件拍照。

这个流程上线后，变化悄然发生。首先，申领数量直接降了20%——因为要拍照留痕，没人好意思说‘用没了’却拿不出旧件。其次，系统自动提醒‘某台设备近三个月更换频率高于同型号均值50%’，IT顺藤摸瓜，发现是定影组件老化导致碳粉浪费，及时维修后，单月节省耗材支出近四千元。

最有意思的是，这张表后来被IT部门‘盯上’了。他们发现，小陈的系统里居然积累了半年的设备使用数据，包括更换周期、故障频率、部门分布。于是主动找上门，说想把这块数据接入他们的资产管理模块。小陈一开始还有点忐忑，怕人家嫌她‘外行管内行’，结果对方技术员看了后台结构直点头：‘字段设计很规范，关系链也清晰，比我们之前手工导入的干净多了。’

现在，这张原本只是为堵住耗材漏洞的小表，已经成了公司IT资产生命周期管理的一部分。行政部门不再只是‘买东西的’，也开始输出数据价值。小陈也没想到，自己一个小小的追踪需求，竟然撬动了跨部门的数据协作。

其实很多管理问题，不在于缺制度，而在于缺‘可追踪的颗粒度’。一张纸、一个表格、一次登记，看似琐碎，但当它们能被结构化、自动化、可视化时，就不再是负担，而是决策的起点。

后来有新人问她：你是怎么想到要做这个的？她笑了笑：‘不是我想做的，是那些消失的硒鼓逼我做的。’