设计部最近换了新主管，小林是团队里最老资格的视觉设计师。他接手的第一个任务不是做海报，也不是改LOGO，而是整理“历史遗留问题”——那一堆散落在NAS、个人电脑、U盘和微信文件传输助手里的品牌色卡。

公司做快消品包装，每年出几十个系列，每个系列都有主色调、辅色、渐变组合，还有不同材质下的显色差异记录。以前大家靠Excel传，命名全凭心情：品牌色_V3_final_改1.xlsx、颜色参考（不要删）.xlsx、李姐确认版_最终版.xlsx……

有次印刷厂打样翻车，原因是用错了Pantone号。查了一圈，发现市场部用的是去年Q2的色值表，而设计部三个月前已经微调过饱和度。没人通知，也没人更新，因为“谁会专门去改一个叫‘最终版’的文件呢？”

小林忍不了了。他试过把所有色卡统一存进云盘，加了文件夹层级，还做了索引页。可两周后，新人还是传回一份新的Excel，说“我按自己习惯整了一下，更直观”。

后来他在朋友推荐下用了蓝点通用管理系统。一开始只是想试试看能不能做个“会动的色卡表”。他新建了一个数据模型，叫‘品牌色彩库’，字段包括：系列名称、主色HEX、Pantone编号、使用场景、生效日期、负责人、关联项目，还有一个‘状态’字段——可以是‘草案’、‘已审核’、‘停用’。

最让他惊喜的是，他能给每条记录设置“变更日志”。谁改了哪个值，什么时候改的，系统自动记下来。他还设了个规则：只要状态是‘已审核’，就不能直接编辑，必须复制一条新记录并标注版本号。这样一来，旧项目还能查历史数据，新设计也不会误用过期色值。

更妙的是，他把打印申请流程也接了进去。现在行政要印宣传册，系统自动检查所选色系是否为‘已审核’状态。有一次市场部上传了设计稿，但用的是‘草案’阶段的配色，系统直接在审批页弹出提醒：“检测到非正式色值，请确认是否继续。”那次之后，没人敢再随便拿内部稿对外输出了。

其实不光是色卡。财务发现差旅报销里经常出现模糊的“其他费用”，于是借了这个系统的模板，建了个‘费用类型白名单’，只有下拉菜单里的选项才能提交。IT部门则用它管起了会议室设备借用，每台投影仪绑定唯一编号，借用人扫码登记，归还时必须上传清洁照片——这功能是保洁阿姨提的，她说“上次借走的机器镜头全是指纹，擦都擦不掉”。

最开始大家觉得这些规则太死板。可两个月后，设计部效率反而上来了。小林算了笔账：过去每人每周花近半天找资料、核对版本、解释为什么这个蓝不是那个蓝；现在这些时间省下来，能多出两个完整的设计周期。

上周公司搞内部分享，小林没讲什么高大上的方法论，就放了张截图：一张电子色卡，旁边飘着三条评论，分别是市场、印刷厂和法务的确认回复。他说：“以前我们靠人盯人，现在靠系统留痕。最稳的协作，不是每个人都记得清，而是系统不会忘。”

有人问他这系统哪来的，他笑了笑：“不是买的成品，是自己搭的。就像搭乐高，你要的颜色、字段、流程，自己拼就行。”