行政小王管着公司三层楼的茶歇补给，说是小事，可真出问题谁都坐不住。上周五下午两点十七分，研发部阿杰在群里发了个表情包：一杯空咖啡杯，配文‘续命失败’。紧接着，市场部也冒出一句：‘牛奶呢？今天怎么只有豆奶？’

这事后来被戏称为‘双奶危机’，但小王其实挺委屈。他手机里是有Excel表格的，记着咖啡豆、滤纸、糖包、燕麦奶这些消耗品的采购周期和库存量。可问题是，这表是死的。他得手动更新，还得记得去查——偏偏那周他请了两天病假，交接时忘了提一句‘燕麦奶只剩半箱了’。

HR总监喝不上拿铁那天，顺口说了句：‘咱们是不是该上个系统？’

其实小王之前试过几个行政管理软件，不是太重就是太僵。有的非要走完整采购流程才能建个物料单，有的连‘豆奶’这种非标品都归不到分类里。最离谱的是，有个系统要求每次补货都要上传发票照片，可茶歇用品大多是月结统付，哪来那么多发票？

后来IT老张推荐他试试蓝点通用管理系统。说是‘通用’，其实意思就是‘你想要啥，自己搭出来就行’。小王一开始不信，点进去一看，首页是个空白画布，右边一排组件：表格、看板、日历、表单、自动化……像拼积木。

他第一件事就是建了个‘茶歇物资表’。字段全自己定：品名、当前库存、安全库存线、供应商、到货周期、存放位置——连‘是否含乳’这种标签都加上了，方便过敏同事查看。最关键是加了个‘自动预警’规则：当某项库存低于安全线时，自动给小王和备用负责人发消息，同时生成一条待办任务，标题是‘【紧急】XX即将告罄，请确认补货’。

第二周，系统就响了。周三早上九点，小王手机震了一下，提示‘燕麦奶库存=1，安全线=3’。他一看仓库实际还剩两箱，原来前一天测试人员多，消耗比往常快。他顺手在系统里点了‘已补货’，填了个数量，数据当场更新。

但他发现个新问题：有些东西消耗不规律。比如节日临近，下午茶点心消耗量能翻倍。于是他在系统里又加了个‘动态调整’功能。每月初，系统会调取过去四周的平均消耗量，结合日历里的节假日标记，自动建议本月采购量。小王只需要确认或微调，就能导出一份采购清单。

更妙的是，他把这张表共享给了各部门联络人。现在谁发现哪个单品快没了，扫码就能提交补货请求，不再是靠口头传话。有次设计部说想换一种低因咖啡豆，直接在‘建议栏’留了言，小王看到后试采了一小批，反馈不错，两周后正式替换。

最近一次复盘会上，财务提到茶歇成本比上季度降了8%。不是因为砍预算，而是因为不再‘怕不够就多买’。以前总担心断供，一次进五箱咖啡豆，结果有两箱放太久风味变了只能报废。现在按需补货，周转快了，浪费少了。

有天保洁阿姨路过，看见小王在电脑前点点屏幕，随口问：‘这不就是个记账的？’

小王笑了笑：‘差不多，但它会自己提醒我什么时候该记，还能猜我要记什么。’

系统不会替人做决定，但它把那些容易漏的小事，变成了跑不掉的流程。有时候管理的进步，不是从Excel换成ERP，而是让一个天天泡咖啡的人，终于不用靠记忆力续命了。