去年我们公司从一个老写字楼搬到了新园区，说是‘整体搬迁’，其实更像是‘分批逃难’。楼层没定好、工位排布图迟迟出不来，最惨的是IT还没进场布线，行政部就已经被各部门追着问：我坐哪儿？

小刘是我们行政部最年轻的姑娘，刚来一年，就被临时抓去负责这次搬迁的工位协调。她一开始用Excel列了个表，按部门分了几个sheet，结果第三天就乱了——销售部临时加了两个人，设计部想靠窗，技术部非说要离弱电井近点，财务部则坚持要和领导层在同一区域。

更麻烦的是，HR那边还在走入职流程，时不时冒出来一个‘下周到岗的新同事’，而物业又突然通知说B区走廊要封一周，原计划的布局全得调整。

那会儿小刘每天早上打开电脑第一件事，就是手动改表格、发邮件、群里艾特一堆人确认位置。有次她改漏了一个实习生的名字，结果那人第一天上班在茶水间坐了一上午，没人知道他是谁。

后来还是IT的老王看不下去了，说：‘你这哪是排工位，是玩俄罗斯方块呢？’他顺手打开了公司最近上线的蓝点通用管理系统，说：‘你试试用它做个动态工位图。’

小刘本来以为又是那种死板的OA系统，点进去才发现不一样。她新建了个‘搬迁工位管理’应用，先是导入了平面图，然后在上面画了每个区域的工位点，每个点都能绑定姓名、部门、入职时间、设备需求，甚至还能标记‘是否需要转接分机号’这种细节。

最让她惊喜的是，她可以自定义状态：比如‘待分配’‘已确认’‘待调整’‘IT未布线’，还能设置提醒——某个工位超过48小时没绑定人员，系统自动标黄；新员工入职前3天，自动推消息给行政和IT准备设备。

她还悄悄加了个‘偏好标签’字段，让各部门提前填：有人写‘不要靠电梯’，有人写‘需邻近电源’，还有人写‘别挨着市场部，他们太吵’。这些原本散落在微信聊天记录里的碎信息，终于有了归处。

更妙的是权限控制。她把总图设为只读，但允许部门主管在自己团队的区域内拖动人员卡片。销售总监想给自己团队换个朝向，拖两下就完成申请，系统自动记录变更日志，同时通知行政备案。

有天下午，物业突然说新楼的3F西区地板有问题，得延期两天进场。小刘在系统里一键把那片区域标成‘禁用’，所有绑定在那里的人都收到了提示，自动触发了备选方案推送。她连发三条微信群都没用的沟通成本，这一次系统自己完成了。

搬迁结束那天，老板在全员会上夸行政‘有条不紊’，只有小刘知道，真正稳住局面的，是那个能随时修改规则、又能守住底线的自定义系统。她后来把这张工位图存成了模板，名字叫‘不会崩的搬家计划’。

现在每次有新办公室启用，她都先在蓝点上搭个虚拟场景，让人‘预入住’几天，看看动线顺不顺，有没有人挤在打印机旁边。她说，管理空间不是画格子，而是让每个人找到自己的坐标——而系统，不过是帮大家少走点冤枉路。