上个月底，财务部的小张被临时安排去核对办公耗材采购清单。本来以为就是走个流程，结果翻了三个月的发票后，她发现一个奇怪的现象：打印机墨盒的采购频率明明是每六周一次，但系统记录却显示每隔三四周就进了新货。

她没声张，只是拿了个笔记本，开始自己记。每天谁领了硒鼓、哪个办公室报了卡纸故障、IT老刘换下来的旧耗材有没有登记回收——她都一笔笔写下来。一周后，她在本子上画出了一张简陋的流向图：A3部门那台老式复合机，竟然消耗了全公司47%的黑色碳粉，而它名义上的使用人数还不到总员工的十分之一。

这事传到行政主管耳朵里时，大家才意识到，我们一直用的耗材管理方式，其实是个‘信任制’：领用人签字，仓库出库，月底报销。没人追问一支碳粉到底去了哪台机器，也没人知道某个型号的硒鼓为什么总是‘提前退休’。

小张的本子开始在几个部门间传阅。有人笑她太较真，也有人偷偷照着她的格式做了Excel表。但问题很快浮现：表格版本太多，有人填错了列名，有人忘了更新；更麻烦的是，当IT要批量更换设备时，根本没法从这些散落的文件里快速查出哪些机器还在用老旧耗材。

直到技术部小李看不下去，说：‘你这逻辑挺清楚的，不如我帮你搭个系统？’

他没写代码，也没申请预算，而是打开了公司最近试用的蓝点通用管理系统。那天午休，他花了四十分钟，建了三个模块：设备档案、耗材批次、领用流水。每台打印机有独立二维码，扫码就能看到历史维修记录和当前耗材型号；每个新入库的硒鼓贴上条码，关联采购单和有效期；员工领用时，在手机端扫一下设备码再扫耗材码，自动扣减库存，还能顺手填个用途备注。

最让财务喜欢的是预警功能。系统设了两个阈值：一是单台设备月耗材超过均值150%时标黄，超过200%自动发提醒给行政和IT；二是所有耗材在过期前30天开始在列表置顶显示。第一次报警发生在第二周，是B2区一台闲置半年的打印机，系统显示它在过去两周被领用了两次全新碳粉——后来查实是保洁阿姨误当成废品回收箱旁边的空盒拿去送人了。

现在，那个手写的本子被扫描存档，成了内部知识库里的一份案例。而原来的Excel表格们，已经被统一替换成这个可配置的管理应用。有意思的是，没人强制要求使用，但当你想查某台机器最近是否频繁堵纸，或者想知道下季度要不要续订某个冷门型号的墨盒时，打开这个系统反而成了最自然的选择。

上周开会，财务总监提了一句：‘上季度打印耗材支出比去年同期降了18%，你们觉得是什么原因？’

没人提系统，也没人提小张。但坐在角落的IT小李，低头看了眼自己屏幕上正在运行的自定义报表，轻轻笑了。