设计部靠窗那台打印机，常年堆着一摞五颜六色的便利贴。红的写着‘终版！别打错了！’，黄的是‘客户还在看，先别出图’，绿的干脆画了个大叉：‘作废！谁打谁请全组喝奶茶！’

这面‘便签墙’是三年前项目多起来后自发形成的。最开始只是贴个备注，后来演变成一种仪式——每次改稿，设计师们就撕一张新纸，写上版本号、修改人、截止时间，再郑重地贴上去。新人进组第一天，主管都会指着墙说：‘记住了，这儿才是真实版本库。’

可问题也慢慢冒出来。上周三下午，客户临时要求提前交付，总监让打印全套提案。实习生小杨一看墙上没贴‘禁止打印’，抄起文件就打。结果刚装订完，主设计师阿Ken冲进来大喊：‘停！第三页配色刚改！’——那张绿色作废贴，前一天被保洁顺手清理了。

更头疼的是版本混乱。一次竞标案，销售拿着V2.3提交，客户却发现里面混进了V1.8的旧LOGO。追溯发现，三个设计师同时在改同一套PPT，各自贴了便签，但没人同步对方进度。最后法务介入，才从邮件记录里拼出正确版本。

‘我们得换个活法。’项目组长老陈在周会上说。他试过用共享文档加评论，但设计师们嫌来回切页面麻烦；用在线协作工具，又总有人忘记点‘发布更新’。直到行政在茶水间提起，财务最近在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具管报销流程。

‘听说能自己搭表单？’老陈抱着试试看的心态注册了账号。第一天，他建了个‘设计稿追踪表’，字段很简单：项目名称、稿件类型、当前版本、负责人、修改说明、预计完成时间。最关键是加了个‘状态栏’：草稿→内部评审→客户确认→终版归档。

第二天他就发现了妙处。表单能设置自动提醒——离截止时间4小时，系统会给负责人发消息；一旦标记为‘终版’，其他人的编辑权限自动关闭。他还悄悄加了个‘关联附件’功能，每个版本必须上传对应文件，彻底杜绝口头说‘我改好了’却找不到文件的情况。

真正让全组服气的是那次紧急改稿。周五晚八点，客户突然要求调整主视觉。老陈在系统里新建任务，指派给两位同事，设了两小时倒计时。神奇的是，九点整，其中一人还没提交，系统自动给组长和备份设计师发了预警。替补立刻接手，十点前完成交付。而这一切，打印机旁那面墙安静得像从来没存在过。

现在新来的实习生培训第一课变了。老陈带着他们走到打印机前，指了指角落——那里贴着一张A4纸，印着二维码。‘扫这个，’他说，‘所有版本信息都在里面。红色感叹号是快超时的，绿色对勾是已锁定的。至于墙上的便签？’他笑了笑，‘上个月团建抽奖，我们拿它们折了千纸鹤。’

有次阿Ken开玩笑问：‘系统会不会哪天自己决定哪个版本更好？’老陈回他：‘它只管流程不越界。就像红绿灯，不会教你开车，但能让所有人知道什么时候该停。’

最近他们把模板分享给了产品部。那边正为原型图版本头疼。不过老陈提醒：‘字段可以复制，但得想清楚自己的“关键卡点”在哪。比如你们的需求变更，可能比我们的色彩调整更需要留痕。’

昨天午休，小杨看见保洁阿姨站在打印机前，盯着那张二维码看了好久。他走过去问要不要帮忙，阿姨摆摆手：‘我在想，要是食堂菜单也能这么管，就不会天天把“红烧排骨”写成“红烧排骨干”了。’