管理软件推荐榜
行政小王的‘请假批条’战争:一个自定义流程的逆袭

行政部的小王最近有点烦。每到月底,她桌上总堆着一摞五颜六色的纸质请假条——手写的、打印的、还有拿便利贴粘上的。有人写‘家里有事’,有人写‘身体不适’,连病假条都未必附上。更头疼的是,这些条子经常在部门主管手里‘失踪’,等她发现时,人早就没来上班了。

‘你能不能提前说一声?’小王打电话问过几次,对方也委屈:‘我交了啊,给了李经理。’

问题出在流程上。公司没有统一的审批系统,各部门习惯不同。销售部喜欢微信请示,技术部偏爱邮件留痕,而生产组干脆口头打招呼。小王夹在中间,既要对考勤负责,又没法监控每个主管的办公桌抽屉。

直到财务部老陈提了一句:‘你们怎么还在玩传纸条?’

老陈说的是他们新上线的一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西。说是‘系统’,其实更像是个能自己搭积木的工具。财务部用它做报销流程,人事用来登记培训记录,就连前台小妹都搭了个会议室借用登记表。

小王好奇去试了试。最让她惊讶的是,根本不用找IT,也不用写代码。她照着模板新建了一个‘请假申请’,然后拖拽几个字段:申请人、部门、请假类型、起止时间、审批人。再设置一下流转规则——比如病假自动抄送HR,年假超过两天要总监批——就成了。

她先拉上自己的主管试点。第一天,设计部小李提交了入职以来第一个电子请假单。两小时后,主管手机弹出提醒,批了。小王在后台看到状态变成‘已批准’,同步更新了考勤预估。三天后,小李如期返岗,还顺手在系统里补了个病假证明的扫描件。

‘原来这么简单?’小李说他之前总觉得走流程麻烦,现在点几下就行,还能随时查记录。

小王趁热打铁,在月度行政会上放了个‘数据对比’:试点两周,请假信息遗漏率从37%降到0,平均审批时长从46小时缩短到8小时。有人质疑:‘这会不会太死板?万一急病怎么办?’

她早准备好了。系统里有个‘紧急通道’开关,勾选后直接跳转直属上级手机通知,事后补材料就行。上个月就有个同事突发肠胃炎,晚上十点发起申请,十分钟内被批,第二天早上HR就打来慰问电话。

现在,全公司80%的部门都在用她搭的这个请假模块。有些人甚至开始‘魔改’——客服部加了班次交接栏,项目组绑定了任务延期提醒。最绝的是仓库,硬是把请假单和排班表联动起来,谁请假了,系统自动标红当天值班缺口。

有天老板路过小王工位,看见她屏幕上一堆流程图,随口问了句:‘这不就是OA吗?’

小王笑了笑没答。OA她用过,僵化、臃肿、改个字段要等两个月。而这个系统,昨天她刚给产假申请加了个‘返岗意向’选项,今天就能用。因为她不是‘用户’,她是‘搭建者’。

最近她收到一条匿名表扬邮件,说‘终于不用为了一张假条跑三栋楼了’。她知道,那大概率来自某个曾经在她桌上翻过纸条的老主管。

微信扫码关注关注乱码泥石流,领取限时福利

  1. 蓝点管理系统正版授权
  2. 好书推荐及电子版资源
  3. 最新管理软件资讯推送
  4. 不定期随机福利