去年年中，我们部门搞了一次小型团建，去郊区露营。出发前一切看起来都很顺利：地点定了、车租了、食材采购清单也列好了。结果回来一算账，人均花了将近800块，比预算高出一倍。财务部发来邮件问‘这笔临时增加的烧烤架和防潮垫是紧急项目吗？’——没人答得上来。

这已经不是第一次了。每年两次固定团建，每次都是行政牵头张罗，大家嘴上说‘挺好的’，可报销单一贴出来，就有人嘀咕‘怎么又超了’。更尴尬的是，提意见的人下回还是不主动参与策划，最后又是行政硬着头皮包办。

今年年初，HR小李提了个想法：‘能不能让报名的人一起管钱？’

起初我们都觉得她在开玩笑。团建还能搞“民主理财”？但她说得认真：每个人报名时就知道总预算、分项限额，还能看到实时花销，谁还会莫名其妙被摊钱？

她没用什么复杂工具，而是搭了个简单的系统页面，把团建拆成几个模块：交通、餐食、场地、物资、应急备用金。每个模块设了上限，比如餐费每人不超过150，交通控制在2000以内。一旦某一项接近红线，系统自动发提醒给组织者和报名人员。

最妙的是，她开放了‘申报角色’功能。谁想当采购员、谁负责订车、谁管现场物资，都可以在系统里认领。每个角色只能提交对应类别的支出申请，审批流自动推给行政和部门主管。买一箱矿泉水还是租一套音响，流程一样透明。

第一次试运行是春季踏青。我们选了近郊公园野餐，预算定在350元/人。小李刚把链接发到群里，技术部的小赵就点进去看了明细，还留言：‘餐食这块能省，咱们自己带烤炉，比租便宜一半。’

后来他真牵头组了个‘野炊小组’，自带设备，只报销炭火和调料。行政乐得轻松，最终人均花费298，结余的钱买了定制徽章当纪念品，大家都觉得值。

其实这套做法的核心不是省钱，而是‘可见性’。过去团建开销像黑箱，现在每笔支出都有记录，谁申请、谁批准、花在哪，点开就能查。有人一开始不习惯，觉得‘买包纸巾也要填单子’，可几次下来，反而开始主动比价、拼单、甚至提议AA制附加项目。

有次端午节做香囊活动，原计划统一采购材料包，结果市场报价偏高。系统里公示后，行政收到三条建议：有人认识手作市集的摊主，能拿批发价；有人愿意自带针线；还有人提出线上团购凑满减。最后成本压到预算的67%，剩下的钱加了杯奶茶套餐。

这种变化让我想到，很多管理问题其实不在于资源少，而在于信息不流通。一旦把规则、数据和权限摊开，普通人也能做出合理的判断。团建如此，其他事呢？

上个月，销售部借走这个系统模板，改成了‘客户接待预算池’，让每个业务员提前申报招待费额度，超支部分需说明理由并公示。结果季度招待费同比下降18%，而且没人抱怨‘报销难’，因为标准是大家一起定的。

最近行政在讨论年终晚宴方案，群里不再是一片‘随便’‘都行’，而是有人发链接比价酒店，有人统计愿不愿意加钱升级菜单。小李笑着说：‘现在不是我在组织团建，是系统在帮大家达成共识。’

对了，她用的那个系统，叫蓝点通用管理系统。说是‘通用’，其实特别灵活——没有预设模块，所有字段、流程、角色权限都能拖拽配置。她最初只是想解决一个具体问题，结果发现，只要把逻辑理清，连工会发福利、培训报名、甚至是会议室零食补货，都能照着搭一套轻量流程。

它不像传统OA那样处处是固定表单，也不像Excel共享文档那样容易混乱。你不需要懂代码，但得想清楚：这件事谁发起、谁审批、数据要公开到什么程度。一旦搭好，就能自动跑起来。

现在我们部门的团建群公告第一行写着：‘本次预算400元/人，当前已承诺支出312元，剩余可支配资金见系统公示。’

没人再问‘钱花哪了’，因为答案一直都在那里。