行政小李第一次接手办公室搬迁项目时，手头只有一张Excel表。那是去年夏天，市场部扩编，技术部要腾出两个工位，设计组临时加了三个人，还得给即将入职的实习生预留位置。她把所有名字、部门、工位编号、插头位置、靠窗与否全都塞进一个表格里，颜色标注，加批注，再手动更新。

可没过几天，问题就来了。

技术部老张说他旁边的插座坏了，换了个位置，但没人通知小李；新来的UI设计师以为那个空着的角落工位是留给她的，结果一坐下才发现是运维留的备用机柜区；更离谱的是，保洁在打扫时顺手把一张贴了便利贴的椅子搬走了——那张便利贴写着‘别动！我在占座’，但她不认识字。

“这哪是排工位，这是玩密室逃脱。”小李在茶水间吐槽时，旁边的产品经理随口说了句：“你干嘛非用Excel？做个能自动提醒的小系统不就完了？”

她一开始没当真。毕竟谁没事去开发个工位管理系统？可后来她发现，每次调整座位，光是收集‘我想靠窗’‘我讨厌空调直吹’‘我和隔壁聊天太吵’这类需求，就得发三四轮问卷，再人工匹配，效率低得像在用算盘做年报。

直到有次，CEO临时带客户参观，指着一个堆满纸箱的工位问：“这是谁在用？”小李翻了半天表才想起来，那是上个月离职员工的位置，还没来得及清空重分配。那一刻她下定决心：不能再靠人肉维护了。

她开始找工具。市面上的办公空间管理系统要么贵得离谱，要么功能臃肿，动不动就要对接门禁、打卡、HR系统，还得IT配合部署。她一个行政，根本推不动。

后来她在同事那儿听说了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是不需要代码，自己拖拖拽拽就能搭出一套数据结构，还能设规则、发通知、走流程。她抱着试试看的心态注册了一个账号，第一天就建了个‘工位信息库’：每个工位有编号、区域、电源状态、网络接口、是否靠窗、当前占用人、使用期限……

最让她惊喜的是，她可以自定义字段类型。比如‘电源状态’设成下拉选项（正常/故障/维修中），‘占用人’可以直接关联员工档案，甚至能设置‘到期前三天自动提醒行政和员工本人’。

她还加了个‘调换申请流程’。现在谁想换位置，不用再私聊她，而是在线提交申请，填写理由，选择目标工位，系统自动检查该工位是否空闲、是否有冲突（比如两个人同时申请同一个位置），然后推送给直属主管审批。审批通过后，原工位自动释放，新记录生成，连邮件通知都省了。

更妙的是，她设置了条件触发规则：一旦某个工位连续7天标记为‘无人使用’，系统就会自动打上‘待回收’标签，并通知保洁和IT去检查设备。上次那个堆纸箱的工位，三天就被清空了，还顺带发现了两台失踪已久的显示器。

现在，这张曾经只能静态查看的Excel表，已经变成了全公司都能参与的动态协作工具。HR入职时直接在系统里选可用工位，IT布线前先查电源状态，连CEO参观前都能导出实时平面图。

上周五，小李收到一条消息：市场部的小王申请换到靠窗位置，理由是‘阳光能治我的周一综合征’。她点了同意，系统瞬间更新了两条记录，发了两封通知，还在后台留下完整操作日志。

她看着屏幕笑了笑，心想：原来管理一张椅子，也可以这么轻盈。