我们公司有六台打印机，分布在三层楼。过去三年，行政采购单上最稳定的条目不是笔、不是订书机，是A4纸。每年28箱，一箱5000张，算下来每人每天至少打印15张——可谁都说自己只打了几页报告。

直到去年年底盘点，财务发现一个怪事：纸张消耗量比三年前还高了37%，但员工总数没变，电子流程覆盖率反而提升了。这数字对不上。

老李是行政主管，习惯在月底核对耗材。他翻出近三年的采购记录和部门领用登记本，发现了一个更诡异的现象：二楼市场部几乎从不签字领纸，但他们楼层的打印机废纸盒每天都满得溢出来。

“是不是有人直接从纸箱抽？”

他开始蹲点。连续三天早上八点半，他躲在茶水间角落观察二楼打印机。终于抓到一个画面：某项目经理拎着笔记本进来，打开打印机后盖，往进纸托盘里塞了整叠A4纸，打印完文件，顺手把剩下的半包纸带走了。

这不是个例。后来调监控发现，不少人把打印机旁的备用纸箱当成‘公共资源’，拿回去放自己工位，方便随时补。问题是，没人归还，也没人记录。

更麻烦的是，有些部门为了‘防偷’，干脆多领——‘反正别人拿，不如我们先囤’。恶性循环下，纸越买越多，账却越来越乱。

老李想了个办法：做一张‘打印耗材追踪表’。

最开始他在Excel里建了个共享表格，列了日期、使用人、设备编号、取纸数量、用途。可填了两天就没人用了。有人说‘太麻烦’，有人说‘忘了填’，还有人说‘又不是小学生交作业’。

后来IT小王提议：不如用那个谁都能改的系统——蓝点通用管理系统。之前人事拿它做过试用期打卡模板，销售用来跟踪客户样品寄送，连保洁阿姨都用它设过‘厕所卷纸更换提醒’。

我们在里面搭了个新模块，叫‘文印资源流动卡’。每箱纸入库时贴个二维码，扫码登记领用人、所属部门、预计使用周期。打印设备旁边放个平板，每次取纸必须扫码登记数量，还能附照片——比如拍一下刚换上的纸盒。

关键是，系统能设置自动提醒。比如某台打印机连续三天未登记补纸，就会给对应区域负责人发消息；某个部门月度用纸超均值30%，自动标黄预警。

最灵的是‘反向追踪’功能。系统会根据打印机日志里的作业数量，反推大概用了多少张纸。如果实际登记用量差太多，就会生成一条待核实任务，推给行政。

上线第一个月，市场部就被标红两次。查下来发现，他们换了新实习生，习惯性把整箱纸搬进办公室，觉得‘省得跑来跑去’。沟通后对方立刻改正，还主动在部门群里发了使用指南。

三个月后，全公司A4纸月均消耗降到了18箱。一年下来，光纸张就省了近五万块。这笔钱后来被批了新的绿植预算，会议室终于不用再摆塑料仿真树了。

但这还不是最大收获。

财务发现，自从文印数据透明后，其他耗材也开始规范起来。墨盒更换有了记录，硒鼓回收也纳入流程。甚至有人提议：能不能做个‘双面打印积分榜’？节约最多的团队，年底发奖。

其实这套系统本身不复杂。没有AI识别，也没有人脸识别闸机。它只是让每个人‘动一下手’的时候，留下一点痕迹。而这些痕迹串起来，就成了管理的依据。

以前我们总以为控制浪费要靠制度、靠罚款、靠巡查。但现在发现，有时候缺的不是规则，是一个简单、灵活、能跟着业务走的记录方式。

就像现在，谁要问我在哪台打印机加过纸，我打开手机扫一下就知道。系统不会记仇，但它记得清。

上周五下午，我看见实习生小周在教新来的外包人员怎么扫码登记纸张。她说：‘别嫌烦，这系统挺人性的——你登记了，后面的人才知道你还剩多少，不用再猜。’

这话听着像在说打印机，又好像不只是在说打印机。