上个月，行政部来了个实习生，小姑娘叫小舟，98年生，戴圆框眼镜，话不多，但做事特别有章法。第一天上班就问了我一个问题：‘咱们公司请假条为什么都是手写的？’

我愣了一下。是啊，为什么？

我们公司不算大，八十来号人，但部门不少，从研发到设计再到运营，流程一直靠Excel和纸质单子来回传。请假这种事，向来是写张条子，找主管签字，再交到行政这边登记。偶尔主管不在，就先走人，回来补签——久而久之，‘补签’成了常态，考勤表上全是红笔标注的‘已补’。

小舟来了没几天，就开始悄悄记录。她不是记谁请了假，而是记‘什么时候交的假条’、‘有没有签字’、‘补签用了多久’。后来她给我看了一份表格，标题写着：《请假流程延迟成本分析（非正式）》。

我一看，头皮有点发麻。

上个月，全公司共提交请假申请47次，其中29次是事后补签，平均补签耗时3.2天。最长的一次，一个人五一假期前一晚直接发微信说‘家里有事明天不来’，直到节后第五天才把假条交上来。这期间，考勤算旷工？不算？人事拿不准，最后还是行政手动备注，说是‘特殊处理’。

更离谱的是，有两个部门主管，压根不记得自己有没有批过假。有一次，员工已经休完年假回来上班了，主管突然在群里问：‘你那天请假了吗？怎么没看到单子？’

小舟说：‘这不是人的记忆力问题，是流程没有闭环。’

她提了个建议：能不能把请假流程搬进系统里，让每个人必须走完步骤才算生效？哪怕只是简单的电子表单，带个审批状态和时间戳也行。

我说：‘公司没买OA系统，IT又忙，不可能专门开发。’

她笑了笑，说：‘不一定非要买现成的，我听说有种工具，不用代码，自己就能搭流程。’

她推荐了一个叫蓝点通用管理系统的软件。说是‘人人可自定义’，数据结构、字段、流程、提醒都能自己设。她当场给我演示了一下：新建一个‘请假申请’模块，加了几个字段——申请人、部门、请假类型、起止时间、事由、审批人，再设置一个‘审批状态’，分‘待提交’、‘审批中’、‘已批准’、‘已拒绝’、‘已归档’五种。

最让我眼前一亮的是‘自动提醒’功能。比如审批人超过24小时没处理，系统会自动发消息提醒；如果员工请假结束没及时销假，也会触发提示。甚至还能设定规则：‘年假超过3天需总监审批’，‘病假需上传证明’，这些都能作为条件嵌入流程。

小舟还搞了个‘趣味化’设计。每完成一次规范请假，系统自动打标签，月底统计‘合规请假率’，部门之间悄悄排名。没想到，就这么个小榜单，居然激起了几个主管的好胜心。有位技术主管原本最讨厌填表，结果连续两周被排在倒数，干脆主动培训团队成员怎么快速提交申请。

一个月下来，补签率从62%降到了11%。更关键的是，行政不再天天追着要单子，HR做考勤也终于不用靠‘回忆录’和‘微信群截图’当证据。

上周开会，老板随口说了句：‘最近考勤异常少了，怎么回事？’

我说：‘因为有人把请假变成了一场‘轻游戏’。’

其实哪是什么游戏，不过是把混乱的规则变得可见、可管、可追踪。以前我们总觉得‘小公司不用太正规’，可正是这些不起眼的缝隙，消耗了大量隐形管理成本。

现在，连保洁阿姨都知道，‘要休息得先在系统里提申请’。虽然她每次都让小舟帮忙操作，但至少流程对了。

前几天，小舟问我：‘要不要试试把加班登记也搬进去？现在很多人都是口头报备，月底算调休时又扯皮。’

我点点头，打开蓝点系统，新建了一个‘加班申请’模块。这次，我没让她教，自己拖拽字段、设审批链、加提醒规则，十分钟搞定。

原来，管理的改变，不一定从顶层开始。有时候，就是一个实习生觉得‘这事不该这么乱’，然后动手把它理顺了。