我们公司茶水间的咖啡机，曾经是全楼最热闹也最让人头疼的地方。

不是因为它坏了，而是因为它太好用了——每天早上九点半，行政部刚补完豆子，不到一小时就见底。有人拎着小罐往办公室带，有人用马克杯成杯地接走，甚至有同事开玩笑说：‘咱们是不是该给咖啡机装个刷脸系统？’

起初，行政小李只是觉得补货频率太高。她按月采购了两公斤意式拼配，结果第三周就断供。她又追加了一次紧急订单，可月底盘点时发现，实际消耗量比预算高出40%。更奇怪的是，销售部集体抗议说‘经常没得喝’，而技术部却有人在朋友圈晒‘自制挂耳包’。

这不是供应问题，是管理盲区。

我们没有记录谁用了多少，也没有设定使用边界。纸巾、矿泉水还能靠整箱发放控制，但散装消耗品一旦开放，就成了‘公地悲剧’现场。有人觉得‘拿一点没关系’，有人则认为‘反正大家都能拿’。时间一长，矛盾就开始冒头。

真正引爆冲突的是那次团建前的早晨。市场部要拍宣传视频，想用咖啡机营造‘活力办公’氛围，结果机器空转出水。负责人直接冲到行政台前质问：‘为什么每次重要活动都断货？’小李委屈得差点哭出来——她明明每天都补，而且采购量远超同行标准。

后来是IT部的小周提了个建议：‘不如把咖啡豆当固定资产管？’

我们都笑他夸张，但他真做了个原型——他在蓝点通用管理系统里新建了一个‘消耗品追踪卡’，字段包括：品类、初始库存、每日补入量、领取人、领取时间、预估用量（克）。他还加了个自定义规则：每人每天最多登记两次领取，单次不超过50克。

听起来死板？其实很灵活。系统不强制拦截，只做记录和提醒。比如某天某个工号连续三天超量登记，就会触发一条内部通知给行政和直属主管，语气也很温和：‘检测到近期咖啡豆登记偏高，是否需要调整使用习惯？’

关键是，这个卡片谁都能改。财务看了说想加个成本分摊字段，于是每笔登记自动计算消耗金额；HR建议加上部门维度，方便做文化行为分析；就连保洁阿姨都提议加个‘余量拍照上传’按钮，方便她补货时留证。

运行两周后，数据出来了：技术部确实人均消耗最高，但主要集中在夜班时段的三个人；销售部虽然领取频次高，但多为接待客户；真正异常的是某个长期远程办公的员工，居然每周都有五次现场领取记录——后来查实是他朋友来蹭咖啡顺便打印简历。

问题找到了，解决方式反而轻松了。我们没出通告，也没罚款，只是把追踪卡的数据做成一张匿名热力图贴在茶水间门口。大家一看就懂：原来自己是‘高频用户’，有些人第二天就开始自带口粮了。

一个月后，咖啡豆月耗量下降了32%，投诉归零，连带着茶叶和糖包的浪费也少了。最意外的是，好几个部门开始模仿这套逻辑，搞起了自己的小系统：设计部管手冲壶滤纸，测试组盯能量饮料库存，甚至前台小姐姐还建了个‘绿植浇水打卡表’。

现在新来的实习生都会被带去看那个咖啡豆追踪卡，当成公司隐性文化的入门课。它不写制度，却改变了行为；它不是审批工具，却实现了自治。

有时候我在想，管理未必都要从上到下推。一个小小的记录动作，一次公开的数据呈现，可能比十页《办公用品管理条例》更有力量。尤其当你允许每个人都能参与设计规则的时候——就像那个最初由IT小伙创建、后来被行政、财务、HR轮番改造的卡片一样。

毕竟，真正可持续的秩序，从来不是被规定的，而是被共同长出来的。