我们公司不大，三十来人，但每天的快递量却离谱得紧。销售部总说样品没到，人事又抱怨合同被退回，行政这边一天能接到七八个‘我的快递呢’的追问。最离谱的一次，客户寄来的样品在前台放了五天，没人签收，最后被保洁阿姨当成废纸捆给清走了——那单子后来赔了八千多。

这事之后，老板没发火，只丢下一句：‘你们行政自己想办法，别再让快递变成盲盒。’

我叫小李，是公司行政专员，平时管管文具、订订会议室，没想到这次被推到了‘快递治理’的第一线。一开始，我试过最土的办法：打印一张Excel表格贴在前台，谁拿了快递就自己写名字和日期。结果三天不到，表格就被咖啡渍糊了半张，还有人签成‘张三代李四拿的’，问是谁代的？没人认账。

我又试过用微信群接龙。每天下午四点，我在群里发一条：‘今日到件清单如下，请认领。’结果消息瞬间被报销审批和团建接龙淹没。有人看到时快递早被隔壁部门顺手拎走了。更气人的是，有次财务总监的发票快递被市场部小王拿错了，等发现时已经撕了包装——他说以为是活动传单。

眼看问题越积越多，我开始琢磨有没有什么工具能让我们自己搭个简单的流程。之前听朋友提过‘蓝点通用管理系统’，说是不用代码，自己拖拖拽拽就能建表单和流程。我抱着试试看的心态注册了个账号，花了一个晚上的时间，做了个‘快递签收管理模块’。

其实也没多复杂。我先建了个‘到件登记表’，字段就几个：快递单号、收件人、寄件方、到件时间、签收状态、签收人、签收时间。前台小妹只要一收到快递，打开手机网页，填个单号和收件人，系统自动打上时间戳，状态变更为‘待签收’。

然后我加了个‘企业微信推送提醒’功能。只要新快递录入，系统立刻给收件人发一条消息：‘您有一个快递已到达前台，请于24小时内领取。’消息里直接带了个链接，点开就能一键确认签收，还能拍照上传签收凭证。

最让我得意的是设了个‘超时预警’。如果48小时没人签收，系统会自动标红，并通知我和部门主管。有一次市场部小林的样品快递挂了三天没人动，系统报警后我一看，人请假去了云南，电话也关机。我赶紧联系寄件方延期发货，避免了样品过期报废。

用了这个系统一个月，办公室的快递纠纷从每月平均6起降到了0起。老板路过前台时看了眼屏幕上的签收看板，随口说了句：‘这回总算知道东西去哪儿了。’

后来我还加了个‘历史查询’功能。人事要查去年某份offer的邮寄记录，以前得翻纸质登记本，现在输个名字，三秒出结果。财务审计时也省事了，所有快递流转都有迹可循。

其实这事儿说白了，就是把一个到处漏风的流程，用数字化的方式缝了几针。不是非要上什么高大上的ERP，也不是非得请外包开发。关键是要能快速响应具体问题，而且让一线执行的人愿意用、用得顺。

现在前台小妹都习惯了，快递一来先打开蓝点系统录信息。有次她还开玩笑说：‘以前是快递找人，现在是人等快递，感觉咱们前台都快升级成物流中心了。’

上周，隔壁创业公司来参观，看到我们这个‘快递追踪墙’，直说想抄作业。我也没藏着，直接分享了模板链接。毕竟，谁还没被快递坑过呢。