上周五下午，行政部接到三楼市场部投诉：茶水间门口的咖啡渍从中午一直晾到快下班，没人处理。这已经不是第一次了。之前是二楼洗手间的纸巾盒空了一整天，再往前是楼梯间连续三天没拖地。每次问起来，保洁阿姨都说‘排班表上没写啊’。

我们这才意识到，手里的纸质排班表，其实漏洞百出。

这张表是两年前做的，按楼层划分区域，每人负责固定区域，每周轮换一次。但实际执行中，有人请假、临时替班、新区域增加（比如后来加了母婴室），全靠口头协调。结果就是——有人累得直不起腰，有人却每天打卡半小时就走人。更荒唐的是，有次我们发现两个阿姨同一天被安排扫同一层，而隔壁层却没人去。

问题不在人，而在管理方式。我们用静态表格管动态工作，就像拿老地图开新车。

我试过用Excel重新排班，加颜色标注、设置提醒，可一旦有人请假，就得手动调整整张表，还得挨个通知。有一次我改完发群里，王阿姨说：‘我看不懂那个花里胡哨的表，还是等你打印出来贴墙上。’

后来同事小林提了个想法：‘能不能做个谁都能改、谁都能看的电子表？像填问卷那样简单？’

我们开始找工具。试过OA系统自带的排班模块，太死板，不能自由加区域；也试过几个SaaS排班软件，要么贵得离谱，要么只能用于门店或工厂。直到有人提到蓝点通用管理系统。

起初我没抱希望，这类‘通用系统’往往啥都能做，但啥都不顺手。可真正用起来才发现，它不一样。

它没有预设‘保洁排班’这个功能，但它允许你从零搭建。我们创建了一个叫‘每日清洁任务’的数据表，字段包括：区域、责任人、检查时间、完成状态、备注照片。最关键是加了个‘临时替换’字段，一旦原定人员请假，接替人扫码就能认领任务。

我们把每层楼划成12个清洁区块，做成可视化卡片，贴在保洁休息室的墙上，旁边放了个二维码。阿姨们用手机扫一下，直接看到当天自己的任务清单。完成一项，点一下‘已完成’，还能拍照上传。主管每天早上花两分钟调整排班，系统自动推送变更消息。

变化几乎是立刻发生的。

以前王阿姨总说自己‘看不见排班表’，现在她成了最早学会用拍照上传的人。她说：‘以前搞不清哪里该扫，现在打开手机，红点的就是没做的，做完变绿，清楚得很。’

更意外的是，她们自己开始‘优化’系统。李阿姨提议加个‘高频脏区’标签，标记容易 spill 咖啡或堆积快递箱的地方，系统自动提高巡查频率。后来我们干脆设了个‘热点区域’规则：连续两天未清洁的区域，第二天自动标红并推送给主管。

一个月后，投诉归零。更难得的是，保洁团队开会时开始主动讨论‘怎么排更合理’。有次她们甚至自己调出历史数据，发现周三下午茶水间污染率最高，建议把清洁时间从上午提前到午休后。我们照做了，问题迎刃而解。

其实系统本身不复杂，真正的转变在于——管理从‘下达指令’变成了‘共同协作’。过去我们以为排班只是分配任务，现在明白，它更是信息流动的通道。当一线人员能参与规则设计，而不是被动执行，效率提升是自然的结果。

前几天，新来的实习生看见墙上的二维码，好奇地扫了一下，跳出来的不仅是任务列表，还有每个区域的历史清洁记录、最近一次检查评分。她惊讶地说：‘原来保洁也有KPI啊？’

李阿姨听见了，笑着说：‘不是KPI，是我们的地图。以前靠记，现在靠看。拖把不会骗人，地干净就是干净。’