我们公司打印室一直有个怪现象：每个月初采购的50箱A4纸，到中旬就总得紧急补货。财务一查账，纸张支出常年超预算27%。没人说得清纸去哪儿了——反正不是我拿的，大家都这么说。

起初以为是部门用量大。市场部做方案、设计图，HR批量打印简历，行政复印会议材料……听起来都有道理。可问题在于，这些部门报上来的用量加起来，还不到采购量的一半。

真正发现问题的是新来的行政助理小林。她不爱说话，但做事细。有天她蹲在打印机旁整整一上午，不是操作机器，而是看人——谁来、刷工卡、打几份、双面还是单面、有没有作废重打。三天下来，她发现几个规律：

一是午休前后打印量激增，尤其是12:15到12:45之间；二是很多人打印PPT时不选‘讲义模式’，一页只打一张图，浪费严重；三是技术部几位工程师习惯性打印代码文档，动辄上百页，说是‘看着舒服’。

更关键的是，没人登记。打印不记名，废纸篓里全是只打了一页就作废的文件。有人调错页码，整份重打；有人忘了双面，打完才发现；还有实习生直接把整套培训资料全打出来，看完往抽屉一塞，再没动过。

小林没急着出制度，而是先做了个‘打印行为观察表’。她在系统里搭了个简单的数据录入模板：日期、工号、设备编号、页数、单双面、用途分类（会议/报销/学习等）。她拜托IT在打印机后台加了个日志导出功能，每周手动导入一次。一个月后，数据出来了：

• 技术部占总打印量43%，其中68%为代码类文档，平均每次打印87页；
• 午间非工作相关打印占比达39%，包括个人简历、网购订单、孩子作业；
• 每月约1.2万页为单面打印且未使用边距优化，相当于白白多耗23箱纸。

光有数据还不够。小林知道，直接禁打或限额只会招恨。她转而设计了一套‘打印信用积分卡’，嵌在现有的办公系统里。每人每月基础80分，每打印一页扣0.1分，双面减半，超过额度需提交用途说明。积分低于60分会收到提醒，低于50分则需主管审批才能继续打印。

但她留了个口子：如果上传电子版归档，或选择‘共享阅读’模式（文件存入公共目录，他人可在线查看），就能返积分。技术部后来干脆建了个‘代码速查库’，把常用文档电子化，打印量当月降了61%。

真正让这套机制跑起来的，是系统的灵活性。小林用的不是采购的OA模块，而是一个叫蓝点通用管理系统的工具。她自己拖拽出了打印登记表、积分计算规则、自动提醒模板，连报表都是可视化图表。IT没写一行代码，她自己配置的。

最妙的是‘预警阈值’功能。她设了三层警报：当某台打印机周打印量突增30%，系统自动给行政发消息；某个部门连续两周超标，会生成简报推送给负责人；个人单次打印超过50页，弹窗提示‘是否需要装订服务？’——这招让不少冲动打印中途取消。

三个月后，纸张采购量下调至36箱，实际消耗稳定在32箱左右。财务说这是近三年首次纸张费用不超支。老板在例会上提了一嘴：‘没想到一张纸也能管出效率。’

后来其他部门开始模仿。法务做了‘合同草稿修改次数追踪’，研发搞了‘实验耗材申领热力图’，连食堂都弄了个‘剩菜预警表’，根据前两天菜品回收量动态调整备餐。这些都不是标准模块，但都能在一个系统里自定义出来。

现在打印室门口贴了张趣味排行榜：‘本月绿色打印之星’。第一名是那个曾经一天打三百页代码的老工程师，最近他改用平板批注，积分反超所有人。小林没上过榜，但她工位抽屉里多了包同事送的咖啡糖，上面写着：‘谢谢没让我们被纸埋了。’