上周五下午，行政部老张翻着上个月的考勤数据，眉头越皱越紧——保洁王阿姨的实际打卡时间，和她签到本上的排班完全对不上。更奇怪的是，连续三周，她每周二和周四都会多待将近两个小时。

一开始以为是记错了，直到财务核对劳务费时发现，王阿姨这一个月的加班补贴比平时多了40%。可问题是，没人批准过加班，合同里也没写超时计费。这钱该不该补？

我们公司用的是常规人事系统，保洁这类外包人员的信息只是简单归档，排班靠Excel手动更新，考勤靠纸质签到，工时统计全凭行政人工核对。王阿姨的情况暴露了一个长期被忽略的问题：非正式员工的工时管理，几乎是一片灰色地带。

我试着把她的签到记录、打卡机数据、行政巡查表拼在一起，才发现真相：每周二和周四下午，会议室总有临时加场的客户接待，会后要紧急清洁。前台打了个电话让王阿姨留下，事情办了，流程却没走。没人登记，没留凭证，系统自然也‘看不见’。

这种情况其实不少。外包司机接送晚归员工、IT临时支持周末调试、保安替岗换班……这些‘看得见的付出’，在标准管理系统里常常是‘不存在的劳动’。久而久之，要么成了理所当然的义务劳动，要么引发补偿纠纷。

后来，我们试了一个小办法：给每位非核心岗位人员配一张‘动态工时卡’。不是传统的打卡表，而是一个可自由填写字段的数字表单——可以选任务类型、填起止时间、上传现场照片、关联审批人。最关键的是，谁都能自己建模，不用等IT开发。

王阿姨的工时卡上线第一周，就自动汇总出‘临时清洁任务’平均每周2.3次，每次1.5小时。行政主管看了数据，干脆把这部分纳入月度服务包，明码标价，双方都踏实。

更意外的是，司机老李也开始用这张卡记录‘等待时间’——以前送领导开会，一等就是两小时，现在他拍下车钥匙、写上‘候车开始’，结束时再更新状态。累计数据一出来，行政部门立刻调整了出车调度规则，减少了空耗。

这种‘非标准岗位的过程显性化’，其实很多专业系统并不支持。ERP管不了保洁，HR系统看不进临时工的碎片时间，OA流程又太重，一个简单记录要走三级审批，人都走了流程才跑完。

我们后来用的这个工具叫蓝点通用管理系统，名字听起来平平无奇，但它允许每个使用者按需搭建自己的管理模块。行政可以做排班预警，财务能设报销阈值提醒，连前台都为自己做了个‘访客动线登记表’，连带茶水准备都更精准了。

最让我觉得有意思的是，它没有预设‘标准流程’，反而鼓励你去发现那些‘本该如此’却被忽略的细节。比如王阿姨说，以前忙完都不知道算不算加班，现在填个表、点提交，系统自动提醒主管确认，她心里也有了底。

管理的漏洞，往往不在大制度，而在这些没人看见的缝隙里。当一个清洁阿姨的两小时加班能被清晰记录、合理结算时，所谓的‘规范化’才真正落地了。