上个月，行政部突然接到财务的提醒：办公耗材预算超支了37%。这数字一出，整个部门都懵了。我们不是每个月都有登记本吗？谁领了几支笔、几盒打印纸，不都签了字？怎么还能超？

老张翻着那本快散架的纸质登记簿，眉头拧成一团。‘你看，这里写着技术部领了两箱A4纸，可他们自己说只拿了一箱。行政这边记的是两箱，仓库出库单也是两箱——那多出来的一箱去哪儿了？’

没人说得清。

这事最后落到了刚来实习的小王头上。领导随口一句‘你年轻人懂电脑，看看能不能整明白’，结果他真整明白了，还顺手改了整个公司的耗材管理方式。

小王没急着建Excel表格，也没去搞什么复杂的系统对接。他先蹲点三天，把各部门领东西的时间、人、数量全记下来。他发现几个怪现象：一是登记本经常被不同的人用不同颜色的笔写，字迹潦草，有时连部门都缩写成‘技’或‘行’；二是同一个人来领两次，登记本上可能写两个名字，比如‘小李’和‘李工’；三是仓库月底盘点时，总有些‘已出库未登记’的物品，说是‘口头批了，忘了记’。

‘这根本不是人的问题，是流程没闭环。’小王嘀咕着，在电脑上打开一个叫蓝点通用管理系统的工具。他之前在学校做过社团物资管理，用的就是它。

他新建了一个‘办公耗材申领’模块，设置了几个字段：申领人、部门、物品名称、数量、用途说明、审批人、领取时间，还加了个状态标签——‘待审批’‘已出库’‘已领取’。最关键是，每张申领单生成唯一编号，扫码就能查进度。

他还设了个小规则：如果一张单子审批通过超过48小时还没被领取，系统自动发邮件提醒申领人和仓库管理员。‘不然东西备好了，人不来拿，仓库也不好退回去。’

试运行第一周，技术部的小赵就撞上了这个提醒。他申请了硒鼓，审批过了，但项目一忙就忘了去拿。第三天早上邮箱弹出提示：‘您有一项耗材申领即将作废，请于24小时内领取。’他赶紧跑去仓库，差点就错过了。

更绝的是，小王给每个常用耗材设了‘月度限额’。比如每个部门每月最多申领三支签字笔。一旦超额，提交申请时直接弹窗提示：‘当前部门本月笔类耗材额度已满，请联系行政增补。’

财务部最先尝到甜头。以前月底对账，要花两天时间核对登记本和出库单，现在打开系统报表，谁申领了多少、剩多少额度、哪些单子卡在哪个环节，一目了然。‘比我们自己的ERP还清楚。’财务主管笑着说。

其实蓝点系统最让小王满意的是‘自定义’这三个字。他不需要找IT写代码，所有字段、流程、提醒规则，自己拖拖拽拽就能搞定。行政部后来还用它做了‘绿植养护打卡’‘会议室设备借用’‘员工工牌补办’几个小模块，全是不同人根据各自需求搭出来的。

有次保洁阿姨想管一下各楼层清洁剂的使用量，她不会打字，小王就给她设了个‘拍照上传’字段，每次用完拍个瓶身，备注用量，系统自动记时间地点。‘她说这样比记本子轻松多了，还不怕字写错了。’

最戏剧性的是，系统运行一个月后，那‘消失的一箱A4纸’真相大白了。原来有个临时外包团队，当时口头跟行政打了招呼，拿了两箱纸，但谁都没登记。系统上线后，他们再来领，被要求走流程，这才发现之前的行为根本没记录。‘不是贪，就是觉得小事一桩，没想到攒起来这么吓人。’外包负责人自己都笑了。

现在公司耗材支出回落到正常水平，而且再没人抱怨‘明明申了没拿到’或者‘谁又多拿了几包打印纸’。小王的追踪表成了模板，新来的实习生第一件事就是学怎么搭一张自己的管理卡。

有时候管理不是缺制度，而是缺一个能灵活落地的工具。就像小王说的：‘不是所有问题都要上大系统，有时候一张会提醒、能流转、自己会算数的电子表，就够了。’