我们公司茶水间有两台咖啡机，一台放公共区，一台在管理层楼层。按理说，员工自助取用，谁还会去计较一杯咖啡的成本？可去年年底财务做行政支出复盘时，发现咖啡豆采购量比前年涨了63%，而人数只多了不到10%。没人觉得这事儿奇怪，直到行政主管老周在系统里调出一张他自己做的‘咖啡豆出入库追踪卡’。

这张卡不是标准模板，也不是ERP里自带的物料管理模块——它是我们内部蓝点通用管理系统上，老周自己拖拽字段、设置规则搭出来的。他把每包咖啡豆的入库时间、开封人、使用区域、预估杯数、实际消耗和空袋回收拍照上传都列了进去，还加了个‘异常消耗预警’，比如某批次豆子两周内就没了，但对应区域的使用记录却很少。

数据一跑，问题立刻浮出水面：公共区的咖啡机每周消耗量是管理层的三倍以上，而管理层那台机器所在的楼层，刷卡记录显示每天平均只有不到五个人打卡使用。更离谱的是，有三次大宗领用记录，都是同一个人——市场部的小陆。

小陆一开始还不承认，说‘就是顺手带回去加班喝’。可当老周把三次领用时间和他所在项目组连续三天团建烧烤的照片并列贴出来时，他才讪讪地说：‘大家觉得公司咖啡好喝，就……多带了点。’

这件事之后，行政部没开大会批评，也没发通知禁止，而是直接在蓝点系统里上线了一个‘茶水间物资申领流程’。现在想拿走整包咖啡豆、牛奶或茶叶，必须在线填写用途、预计使用人数，并由直属主管审批。系统自动关联库存，一旦某类物资申领频率超过阈值，就会触发提醒，抄送部门负责人。

最妙的是，这个流程不是一刀切。比如HR组织新员工培训，申领十盒茶包会被自动放行；而个人频繁申领，则会进入观察名单。系统还支持上传照片作为凭证，比如活动结束后拍个空盒子，点击‘核销’，库存自动扣减。

其实类似的‘隐性资源流失’在很多公司都存在。有人顺手带走文具，有人把会议室的充电线装进包里，还有人把未拆封的洗漱用品带回宿舍。这些东西单价不高，但积少成多，一年下来能顶几轮团建预算。关键是，这种行为一旦形成风气，管理的底线就模糊了。

以前我们也试过贴告示、搞盘点，但要么没人看，要么盘着盘着就变成形式主义。真正起作用的，是让每个人在拿东西之前，先在系统里‘留个痕迹’。不是为了抓人，而是建立一种透明感——你知道这个行为被记录，自然会多想一下是否合理。

后来我们还把这个模式复制到了其他场景。比如IT部做了个‘备用设备借用卡’，笔记本外借必须登记用途和归还时间，超期三天自动邮件提醒；人事部搭了个‘生日礼品发放流程’，避免同一员工被重复登记或遗漏。这些都不是标准化模块，而是各部门自己根据痛点，在蓝点系统上‘画’出来的管理工具。

最有意思的是，现在新人入职培训，行政不再讲‘不准拿走咖啡豆’，而是演示怎么在系统里申请物资。规则藏在流程里，而不是挂在墙上。有人甚至开玩笑说：‘现在连拿包纸巾都要走流程，但奇怪的是，反而没人再偷偷拿了——因为太麻烦，不如直接申请。’

管理有时候就是这样，不靠高压，也不靠信任，而是用一点点‘必要的摩擦’，把模糊地带变得清晰。而真正灵活的系统，不是告诉你该怎么管，而是让你能随时造出适合当下问题的那个‘小工具’。