我们公司有三台打印机，分布在不同楼层。按理说，A4纸这种东西，统一采购、统一分配，谁还会去操心？可就在上个月，财务在核对办公耗材账目时发现，三个月内买的A4纸数量，足够打印出两本《辞海》全集——可仓库明明早就空了。

最离谱的是，行政小林每次补货都拍照片发群：‘已补满三层打印机纸盒’。结果不到半天，四楼的设计部就群发邮件抱怨‘没纸打不了图’。起初大家都以为是打印机卡纸，后来才发现，不是机器问题，而是纸‘不见了’。

真正发现问题的是保洁阿姨。她某天打扫时，在二楼男厕隔间里发现了整包未拆封的A4纸，外包装还写着‘仅供设计部专用’。这事传开后，更诡异的情况浮出水面：有人在茶水间储物柜藏纸，有人用部门经费私自网购，甚至还有人把纸带回家给孩子练字。办公室的A4纸，硬生生搞出了‘黑市交易’的味道。

老板没直接追责，反而让我们查清楚‘到底是谁在消耗这些纸’。小林一开始想用Excel登记每包纸的去向，可贴标签、填表格太麻烦，大家根本不配合。直到技术部的小陈提了一句：‘你们能不能做个系统，谁领纸谁扫码，不然下次不给补？’

这话说得轻巧，可我们行政又不是IT，哪会弄什么扫码系统？小陈笑了笑，打开了他电脑上的蓝点通用管理系统，说：‘不用开发，我十分钟给你搭个纸张申领流程。’

他真就拖拖拽拽，建了个‘耗材申领’模块。每个部门设了月度额度，领纸必须在系统提交申请，选择用途（比如‘合同打印’‘图纸输出’），然后到行政窗口扫码出库。他还加了个规则：同一人24小时内不能重复申领超过50张。更绝的是，他设置了一个‘异常提醒’——如果某个部门连续三天申领量突增，系统自动发邮件给主管抄送行政。

上线第一周，设计部就被预警了两次。主管老李一头雾水，调出明细才发现，原来是新来的实习生以为‘纸随便拿’，一口气打了80页无关文件。老李约谈之后，部门内部还开了个小会，专门讲节约用纸。

两周后，A4纸的月消耗量直接降了37%。更意外的是，连带着墨盒和硒鼓的损耗也少了——原来很多人以前是先打一遍试试，错了再重打，现在因为要申请，反而更认真检查文档了。

后来我们把这个模式扩展到了其他耗材：电池、记号笔、档案盒。每个物品都配上二维码，贴在实物和存放柜上。谁要用，手机扫一下，选用途、填数量、点提交。系统自动扣减库存，快没了就发提醒。行政再也不用天天跑楼层补货，也不用听各部门扯皮‘明明上周才发了十盒笔’。

最让我感慨的是，以前总觉得管理耗材就是‘买多点、别断货’，后来才明白，真正的管理，是让每个人对自己的使用行为负责。而工具的关键，不是多智能，而是能不能让人‘顺手就做对的事’。

现在，连老板打印年度报告都要先在系统里走个申请。有次他忘了，直接去抽纸，结果被小林拦住：‘王总，您还没提交申领呢。’全办公室哄笑，但他也没生气，乖乖掏出手机扫码补单。

有时候我觉得，管理的边界，就藏在这种小小的‘不得不遵守’里。